Группа компаний «СофтЭксперт» успешно реализовала проект автоматизации документооборота в управляющем холдинге и на 4 дочерних предприятиях объединённой химической компании «Щёкиноазот». В общей сложности конфигурация «1С:Документооборот» развёрнута более чем на 500 рабочих местах. Одновременно в системе могут работать 300 пользователей.
О компании
ОХК «Щёкиноазот» — одно из ведущих химических предприятий Тульской области. Холдинг успешно работает на рынке 63 года. В настоящий момент в структуру ОХК «Щёкиноазот» входят 2 филиала и 12 дочерних компаний. Основной специализацией холдинга является производство продуктов основной промышленной химии, инженерных пластиков и синтетических нитей. Продукция предприятия поставляется на крупнейшие предприятия из сфер для нефте- и газодобычи, транспортировки и переработки, автомобилестроения, электронной, фармацевтической, агрохимической, целлюлозно-бумажной промышленности, водоочистки, изготовления текстиля, производства строительных материалов и т. д. Среди клиентов «Щёкиноазот» не только российские компании, но и предприятия из-за рубежа: стран Западной, Восточной Европы, СНГ, Азии, США и Латинской Америки.
Эффективные управленческие технологии, применяемые в компании, получили высокую оценку клиентов и партнеров. Высший менеджмент «Щёкиноазот» входит в рейтинг ТОП-200 лучших управленческих команд России.
Ситуация до старта проекта
Ранее для ведения учёта документов в организациях использовались Excel-таблицы, разрозненные самописные программы (электронный журнал регистрации и инструмент контроля исполнений), а также ERP-система Microsoft Axapta. Однако функционал данного ПО лишь частично перекрывал потребности холдинга в учёте и контроле документопотоков. Предприятие неуклонно развивается, растёт количество дилеров, расширяется территория сбыта. Вместе с этим увеличивается количество заключаемых договоров и дополнительных соглашений к ним. В согласовании каждого такого договора участвует порядка 5 человек. При этом они могут находиться не только в различных отделах, но и в территориально распределённых дочерних предприятиях холдинга. В отсутствие электронной системы документооборота очень много времени уходило на ручную сортировку, распределение и передачу документов между корпусами. В ноябре 2016 года руководство ОХК «Щёкиноазот» приняло решение автоматизировать документооборот.
Цели проекта
Основными задачами внедрения СЭД были:
- повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления ОХК «Щёкиноазот» в целом за счёт создания автоматизированной системы управления документацией;
- обеспечение единых стандартов оформления, а также формализованного хранения и представления метаданных документов;
- повышение качества и оперативности принятия решений;
- улучшение документационной и информационной поддержки и контроля основных и обеспечивающих деловых процессов;
- стандартизация рабочих мест всех пользователей СЭД ОХК «Щекиноазот»;
- сокращение времени, необходимого на выполнение операций с документами, поиск и обработку информации;
- обеспечение готовности функционирования системы в условиях существенного увеличения количества обрабатываемых документов в электронном виде без снижения её производительности.
Обоснование выбора ПО и партнёра по внедрению
Для решения поставленных задач было решено использовать типовую конфигурацию «1С:Документооборот 8 КОРП», поскольку её функционал наиболее точно соответствовал специфике делопроизводства на «Щёкиноазоте». Система с минимальными затратами адаптировалась под бизнес-процессы предприятия и обеспечивала возможности для дальнейшего масштабирования.
Поставку и внедрение выполнила группа компаний «СофтЭксперт». Это крупнейший системный интегратор в Тульском регионе, имеющий статус сертифицированного центра компетенций по документообороту фирмы «1С» и более 80 успешных проектов автоматизации документооборота в портфолио.
Практические результаты проекта
За 8 месяцев реализации проекта (с ноября 2016 по июль 2017 года) система «1С:Документооборот 8 КОРП» была развёрнута более чем на 500 рабочих местах на 5 территориально распределённых предприятиях химического холдинга:
- ООО ОХК «Щёкиноазот» (головной офис);
- ОАО «Щёкиноазот»;
- Первомайский филиал ОАО «Щёкиноазот»;
- ОАО «Химволокно»;
- ООО ТД «Щёкиноазот».
Автоматизированы все структурные подразделения этих предприятий. В системе работают: топ-менеджеры, приёмные генеральных директоров, отдел кадров, отдел по работе с тендерами, отделы продаж на внутреннем и внешнем рынках, управление обеспечения, отдел маркетинга, пресс-служба, транспортная дирекция. Собственными силами заказчика настроена интеграция СЭД с используемой на предприятии ERP-системой Axapta.
Из бумажного в электронный вид переведено более 90 видов документов:
- Входящая и исходящая корреспонденция
- Договоры с поставщиками, подрядчиками, арендодателями, клиентами + договоры из ERP-системы Axapta + спецификации + дополнительные соглашения + протоколы согласования разногласий
- Внутренняя документация:
- — заявки
- — перечни лимитов и норм
- — планы по капитальному ремонту и строительству, модернизации и стабилизации работы цехов, производству и отгрузке продукции (разрабатываются и утверждаются советом директоров)
- — протоколы совещаний и проверок
- — тендерная документация (модуль полностью настроен специалистами «СофтЭксперт» в соответствии с внутренним «Положением о порядке проведения тендера», но запущен силами самого заказчика уже после запуска системы в промышленную эксплуатацию)
- — проектная документация
- — приказы: кадровые, производственные, многосторонние (совместные)
- — распоряжения по предприятиям и по подразделениям
- — документы интегрированной системы менеджмента
- — служебные записки
- — корпоративная отчётность
Уникальность проекта
Особенностями проекта являются не только его масштабы и территориальная распределённость, но и индивидуальные доработки. Специалистами «СофтЭксперт» в типовой конфигурации «1С:Документооборот» был создан дополнительный модуль «Управление деятельностью секретариата». Данная подсистема позволила автоматизировать специфическую деятельность секретариата ОХК «Щекиноазот», связанную с управлением контактной информацией, планированием рабочего времени руководителей компании и сотрудников секретариата, оперативным управлением рабочим временем сотрудников секретариата и руководителей компании, а также контролем и анализом результатов выполнения запланированных задач и событий. В общей сложности в подсистеме работают 7 секретарей.
Ключевые бизнес-эффекты:
- Главным достижением проекта является ускорение совместной обработки и согласования документации. Обеспечено оперативное взаимодействие между территориально удалёнными предприятиями холдинга. За счёт чётко прописанных схем движения документов по цепочке обработки и согласования они стали подписываться в 5-10 раз быстрее. Если раньше на согласование договора уходило от 10 дней до 2-х недель, то теперь всего 1–2 дня.
- Ускорение согласования договоров поспособствовало повышению оперативности взаимодействия с контрагентами. Сырьё быстрее поступает от поставщиков, готовая продукция в срок отгружается заказчикам.
- Систематизирована работа с многосторонними приказами. Один такой приказ распространяется на несколько предприятий химического холдинга и подписывается несколькими руководителями. Благодаря переводу процедур рассмотрения и согласования многосторонних приказов в электронный вид физическое расстояние между корпусами перестало влиять на скорость их совместной обработки.
- В результате ускорения согласования внутренних документов стали быстрее исполняться задачи по ним, что способствует повышению производительности предприятия в целом.
- Улучшилась исполнительская дисциплина. Система автоматически напоминает сотрудникам о находящихся у них на рассмотрении документах и сроках, отведённых на согласование / исполнение. Руководство видит, на какой стадии обработки находится каждый документ и может оперативно повлиять на процесс работы с ним.
- Сократилось время поиска нужной информации благодаря возможности поиска по реквизитам документов в электронной базе.
- За счёт отказа от массового копирования бумажных документов снизились канцелярские расходы.
По вопросам автоматизации документооборота на предприятиях Центрального региона России обращайтесь по нижеуказанным контактным данным.
Контактная информация:
-
Тарасова Елена Генриховна
Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
E-mail: 187@sfx-tula.ru
