С 2007 года в администрации города Реутова Московской области для автоматизации процессов работы с документами используется система электронного документооборота «ДЕЛО». В 2015 году в муниципалитете завершен очередной этап развития системы – увеличено количество рабочих мест, а для мобильных устройств руководства администрации приобретено приложение iEOS. С начала реализации проекта по настоящее время поставку программного обеспечения, оказание услуг по внедрению и информационному сопровождению системы осуществляют специалисты компании «СофтЭксперт» (г. Тула), золотого дилера ЭОС.
Город Реутов – один из наукоградов Российской Федерации. В городе располагается военно-промышленная корпорация «Научно-производственное объединение машиностроения» (ОАО «ВПК «НПО машиностроения») – одно из ведущих ракетно-космических предприятий России, которое является градообразующим. Органы местного самоуправления представлены администрацией города и городским советом.
В 2007 году руководство администрации Реутова приняло решение о замене ранее использовавшейся системы документооборота на СЭД «ДЕЛО», так как действующая в тот момент система более не могла качественно поддерживать процессы документооборота и не имела возможностей для дальнейшего развития. В процессе внедрения СЭД специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены работы по переносу данных в новую систему, разработке необходимых аналитических и статистических отчетов, анализу распорядительных документов и поступающей корреспонденции, отчетов по работе с обращениями граждан, а также по настройке основных и дополнительных справочников системы и обучению пользователей.
Система документооборота «ДЕЛО» позволила объединить в едином контуре основные подразделения администрации – приемную главы города, приемную заместителей главы, отделы и управления администрации, руководителей структурных подразделений. Были установлены рабочие места системы «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-Web» и ряд дополнительных опций. Также была внедрена система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».
В 2015 году было принято решение о расширении круга пользователей, имеющих доступ в СЭД. Учитывая специфику деятельности руководителей, для удобства их работы в системе было приобретено мобильное приложение. Масштабирование автоматизированной системы электронного документооборота на программной платформе «ДЕЛО» в администрации города Реутова было осуществлено путем увеличения количества лицензий СЭД «ДЕЛО» (приобретено 20 дополнительных рабочих мест), а также путем внедрения технологий мобильной работы (установлено 6 опций iEOS – для руководителя администрации и его заместителей).
На данный момент в администрации города Реутова автоматизировано более 80 рабочих мест. В работе также используются дополнительные опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами». Полностью автоматизирована работа на следующих участках документооборота:
- «Входящая корреспонденция»,
- «Исходящая корреспонденция»,
- «Внутренняя корреспонденция»,
- «Обращения граждан»,
- «Распорядительные документы».
С помощью приложения iEOS реализована возможность удаленной работы в системе с мобильных устройств, что позволило руководителю администрации и его заместителям оперативно получать документы, необходимые для работы.
В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением электронных подписей, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.
Напомним, что для муниципальных образований Московской области программный продукт «ДЕЛО» компании ЭОС является хорошо знакомым и прекрасно зарекомендовавшим себя решением. СЭД «ДЕЛО» используют около 40 городов, порядка 20 муниципальных районов и столько же сельских поселений. Большинство администраций активно масштабирует систему и расширяет используемый функционал.
