Внедрение СЭД "ДЕЛО" и "АРХИВНОЕ ДЕЛО" в Тульский государственный университет

Заказчик:

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тульский государственный университет» (далее ТулГУ) крупнейший государственный вуз Центральной России. Сегодня в университете обучаются свыше 20000 студентов, 680 аспирантов и докторантов. В числе иностранных учащихся более 1200 граждан из 40 стран. В состав Тульского государственного университета входят 6 институтов, в составе которых 6 факультетов, 8 самостоятельных факультетов и 73 кафедры.

Проект осуществляют:

Управление информационных технологий и автоматизации ТулГУ, административно-кадровое управление ТулГУ, компания «СофтЭксперт» - золотой дилер ЭОС.

Ситуация к началу реализации проекта:

Документооборот до внедрения в университете не был автоматизирован, что сказывалось на оперативности обработки документов. Внутренняя рассылка входящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов из-за территориального распределения корпусов на большой территории занимала длительное время. Из-за отсутствия общедоступной единой базы документы неоднократно копировались. С целью качественно изменить ситуацию по работе с документами руководство приняло решение об автоматизации документооборота университета.

Цели проекта:

Оптимизация документооборота и переход к безбумажным технологиям.

Выбор системы:

При выборе программной платформы были учтены широкие функциональные возможности, соответствие требованиям отечественного делопроизводства и положительный опыт работы других ВУЗов России в системе «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

Системы применяются в ГОУВПО Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова, Всероссийском государственном университете кинематографии им. С.А.Герасимова (ВГИК), Мордовском государственном университете им. Н.П. Огарева, и многих других.

Более 200 ВУЗов стали участниками программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи». Преподавание в ВУЗах дисциплин по делопроизводству и документообороту на основе системы «ДЕЛО» уже дает свои результаты, выпускники владеют знаниями, как по практическому применению данной системы, так и по ее настройке.

Реализация проекта. Ход выполнения работ:

I этап: 2008 г.

На I этапе автоматизированы ключевые участники документооборота: ректорат, административно-кадровое управление, управление информационных технологий и автоматизации, управление бухгалтерского учета и отчетности, планово-экономическое управление, учебно-методическое управление, управление подготовки кадров высшей квалификации, отдел менеджмента качества образовательной деятельности, Горно-строительный факультет и одна кафедра данного факультета.

В соответствии со спецификой университета внедрены и адаптированы технологии по учету и сканированию документов и проектов документов, технология электронно-цифровой подписи для работы с проектами, настроена система контроля. 

Настроен электронный архив университета для хранения дел управленческих документов и личных дел уволенных сотрудников и преподавателей, личных дел студентов, окончивших обучение и студентов, отчисленных из университета. 

Отработана система электронного взаимодействия между административными структурными подразделениями, между факультетом и административными подразделениями, а также и внутри факультета между деканатом и кафедрой.

Общее количество автоматизированных рабочих мест системы оперативного делопроизводства 39, электронного архива – 4 рабочих места.

II этап: 2009 г.

На II этапе произведено расширение системы, к СЭДД подключены все факультеты университета. Общее количество автоматизированных рабочих мест системы оперативного делопроизводства увеличено до 75.

III этап: 2011 г.

На данном этапе к СЭДД подключена основная часть кафедр университета. Общее количество автоматизированных рабочих мест системы оперативного делопроизводства 115.

Результаты проекта:

Работа в СЭДД позволила университету оптимизировать делопроизводство, создать единую базу данных управленческих документов и документов по учебному процессу, устранить повтор регистрации, унифицировать операции по обработке документов, повысить сохранность документов и удобство их хранения, все это для крупных учреждений имеет большое значение.

Одним из наиболее существенных достижений является переход к безбумажным технологиям, рассылка организационно-распорядительных документов в административные подразделения, в деканаты факультетов и на кафедры производится только в электронном виде. Учитывая распределение корпусов университета на большой территории, электронная рассылка обеспечивает значительное сокращение времени на доставку и качественным образом меняет исполнение самих документов.

В СЭДД работают не только специалисты, ответственные за делопроизводство, но и руководители некоторых структурных подразделений, в их числе деканы и заведующие кафедрами.

Данный опыт позволяет еще раз подтвердить универсальность системы «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО», так как настройка под специфику высшего учебного заведения произведена стандартными средствами систем.

Кроме того, ТулГУ участвует в проекте «Электронный документооборот — со студенческой скамьи!». Участие в данном проекте дает возможность выпускать специалистов с практическими знаниями наиболее востребованной системы по электронному документообороту. Наиболее успешные студенты по окончании университета получают предложения о трудоустройстве. Несколько выпускников ТулГУ, проходивших обучение по данной программе, трудоустроены в компании «СофтЭксперт».