Обновление систем и перевнедрение

По нашим данным, многие организации приняли решение сохранить текущую ERP-систему и обновить ее или перевнедрить. По сравнению с прошлым годом число таких организаций выросло на 14%.

Уход от устаревших систем

Среди тех, кто заявил о необходимости ухода от устаревших систем, в первую очередь те, кому требуется развернутая аналитика. Современные ERP-системы дают куда более точные данные, чем самописные.

Переход внутри уровня 1

Это был сравнительно необычный сценарий среди опрошенных, что не удивительно, поскольку организация должна иметь очень вескую причину, чтобы перейти на систему, почти идентичную с существующей.

Перемещение на более высокий уровень

Это наименее частый сценарий, поскольку возможности ERP-систем второго и третьего уровня сегодня велики как никогда. Это значит, что у организаций меньше причин, чтобы думать о переходе на ERP уровня 1.

Удовлетворенность системой

Как мы видим, больше половины компаний выбрали облачные решения для внедрения ERP. Локальные версии требуют ручной доработки и обновления, в то время как многие облачные ERP обновляются вендором автоматически, без участия компаний. Таким образом, для компаний эти обновления требуют минимума времени и усилий.

В некоторых облачных ERP-решениях, особенно основанных на технологии SaaS (Software as a service), доступны уведомления о времени, когда будет доступно следующее обновление. Компании могут выбрать, когда их ПО будет обновляться и нужно ли обновление вообще.

Причины, почему организации не хотят внедрять ERP в облаке

Одна из причин, которую выбирают пользователи, – это стоимость внедрения. В прошлом году этой причины не было в списке. Вероятно, организации теперь знают больше о том, что вложения в облачную ERP могут превысить стоимость локальной версии.

Подход к внедрению

Фазовый подход

В прошлом году встречался чаще всего. Скорее всего, потому, что он предоставляет возможность провести внедрение с минимальными рисками для организаций любых размеров.

Благодаря фазовому подходу сотрудники организации движутся в сторону новой системы через серию заранее определенных шагов. Этот подход проще не только с точки зрения технической, но и с точки зрения организационной – у пользователей появляется больше времени, чтобы адаптироваться к новой системе и научиться с ней работать.

Однако растянутость по времени одновременно означает, что выгоды от проекта внедрения организация получит позже, чем могла бы. Кроме того, необходимы механизмы, которые будут временно связывать старую и новую системы.

Подход по методу «большого взрыва»

В этом сценарии внедрение происходит одновременно во всех модулях. Этот подход стоит выбирать, если речь идет о внедрении ERP-системы в одной или двух бизнес-единицах компании (отдельных подразделениях компании). Для широкого внедрения, которое затрагивает несколько бизнес-единиц, подход по методу «большого взрыва» очень рискован.

Этот подход может принести пользу компаниям, которые хотят быстрого и менее затратного внедрения. Организации, которые остановили свой выбор на «большом взрыве», должны составить план на случай непредвиденных расходов и организационных проблем.

По сравнению с прошлом годом число организаций, которые используют именно этот подход, увеличилось на 7%.

Гибридный подход

Этот подход соединяет несколько различных фазовых подходов, основываясь на уникальных нуждах организации.

В типичном гибридном подходе к внедрению организации могут выбрать подход по методу «большого взрыва» для меньших по размеру бизнес-единиц и фазовый подход для более крупных бизнес-единиц.

Популярность этого подхода осталась стабильна по сравнению с прошлым годом.

Выстраивание процессов

Люди, процессы и технологии

Наш опыт говорит о том, что компании фокусируют больше всего внимания на технических аспектах проектов. Как бы то ни было, чтобы достичь ожидаемых выгод, они должны столько же серьезно, если даже не больше, концентрироваться на моментах, связанных с процессами и людьми.

Технические аспекты проще, чем связанные с процессами и людьми

Три четверти компаний, завершивших внедрение ERP, отметили, что для них были сложны аспекты, связанные с изменениями бизнес-процессов. Еще больше свидетельствовали о сложности организационных процессов. И только 8% респондентов отметили, что сложность для них представляли технические аспекты. 

Наиболее заметным изменением по сравнению с прошлогодним исследованием стало понижение на 26% число респондентов, отметивших, что технические аспекты были действительно сложными. При этом сложность организационных аспектов и изменения процессов как год назад, так и сейчас оценивается как высокая.

Ожидаемые и реальные выгоды для бизнеса

Почти три четверти организаций из тех, что поучаствовали в нашем опросе получили запланированные выгоды в полном объеме. В прошлом году таких организаций было на 20% меньше.

Этот рост может быть связан с тем, что в этом году в опросе участвовали более мелкие организации. Такие организации, как правило, быстрее заканчивают проект, чем их большие коллеги.

К тому же многие участники опроса, вместо того, чтобы внедрять новую ERP-систему, обновили существующее ПО, а это также дает более быстрый результат.

Наконец, организаций, которые всерьез сосредоточились на управлении бизнес-процессами, стало больше по сравнению с прошлым годом. Когда компании улучшают бизнес-процессы и это увязано с организационными целями, они, как правило, быстрее достигают бизнес-выгод.

Операционная эффективность:

• Рост продуктивности и эффективности
• Уменьшение трудозатрат и эксплуатационных расходов
• Оптимизация уровня оснащенности
• Стандартизация операций

Учет и наглядность:

• Доступ к актуальной информации
• Обеспечение соответствия законодательству

Рост и конкурентоспособность

• Улучшение клиентского опыта
• Налаживание взаимоотношений с поставщиками
• Построение новых операционных моделей

Вклад ответственных лиц в реализацию проекта 

Из результатов исследования видно, что ответственным лицам нужно время, чтобы привыкнуть к идее ERP-проекта. Как и в случае с большинством новых идей, на ERP-проект люди реагируют достаточно остро, высказывая по началу противоположные мнения. Но после прохождения времени первоначальный шок исчезает. Однако для того, чтобы это произошло быстрее, необходима скрупулезная работа.

Как добиться большего вклада ответственных лиц

1. Поймите, что они хотят от новой системы.

Звучит просто, но на самом деле это весьма мощный инструмент. Это вовлекает ответственных лиц и в то же время снабжает вас информацией, чтобы планировать проект.

2. Вовлеките третью сторону.

Люди склонны с большим доверием слушать независимого эксперта. Это добавит вашему проекту веса.

3. Изучите факторы успеха и потенциальные риски.

Если руководящий состав не улавливает важность проекта, предоставьте им цифры! Это поможет продемонстрировать необходимость перемен.

4. Проанализируйте текущие болевые точки.

Спросите у сотрудников о болевых точках и передайте это тем, кто принимает решения. При этом покажите, как тут поможет ERP-система.

5. Разработайте подробный кейс.

Руководители хотят знать, сколько будет стоит внедрение и поддержание системы в ближайшие пять лет. Они также хотят знать о выгодах для бизнеса.

6. Предложите разные варианты

Обычно, те, кто принимает решения, любят иметь выбор из нескольких опций. Может показаться, что выбранная ERP система – единственный жизнеспособный вариант, тем не менее, руководители должны быть уверены, что другие варианты тоже были изучены.

7. Разработайте план работы с рисками.

Наличие плана означает, что организации могут смягчать риски, которые не были предусмотрены.

8. Ищите союзников в других отделах.

Наверняка представители разных подразделений также замечают болевые точки. Ищите союзников внутри организации, тогда вам легче будет убедить руководство с правильности выбранного курса.

9. Делайте выводы из предыдущего негативного опыта.

Организациям следует изучать предыдущий опыт инициатив в сфере управления. Что работало? А что нет? Расскажите руководству организации о том, каким образом будет менять управление новая система. 

Люди и процессы

Управление бизнес-процессами

Каждая технология – это возможность для управления бизнес-процессами. Это может означать просто документирование существующих бизнес-процессов или это может означать, что организация делает шаг вперед и улучшает текущие процессы.

Организации, которые участвовали в опросе, понимают, что возможность улучшить бизнес-процесс упускать нельзя. Половина организаций улучшили большинство бизнес-процессов, а не просто некоторые процессы или вообще никакие. В прошлом году, для сравнения, лишь 37% организаций отметили, что улучшили большинство бизнес-процессов.

Еще одно отличие по сравнению с прошлым годом – это уменьшение количества организаций, которые вообще не улучшили никакие процессы. Этот подход приемлем для тех, кто хочет избежать сопротивления переменам со стороны сотрудников. Но при таком подходе компании не смогут достичь существенных выгод, поскольку ERP-система просто автоматизирует существующие неэффективные методы работа.

Организационные перемены в управлении

Организации, которые посвящают достаточное внимание тому, чтобы изменить управление, обычно видят следующие результаты:

• Система быстро подстраивается под нужды организации;
• Повышение производительности;
• Высокая реализация выгод.

В этом году из тех организаций, которые завершили внедрение, большинство уделяли умеренное внимание переменам в управлении.

Важность общения с сотрудниками

Один из самых важных факторов, связанных с переменами в управлении – это общение с сотрудниками.

В этом году больше половины респондентов общались с сотрудниками, разъясняя важность перемен. В прошлом году таких организаций было только 30%. Несмотря на такие оптимистические данные, только 71% респондентов отметили, что создали стратегический план общения. Между тем, без плана общение с сотрудниками не принесет желаемых результатов.

Основные действия по управлению переменами

В таблице отражено, какие действия предпринимали компании, стремясь к управлению переменами.

6 подсказок по проведению тренировок для персонала

Снять барьеры. Пытайтесь понять ситуацию каждого из работников, чтобы снять эти барьеры.

Давайте выбор и развивайте желание внедрять. Объясняйте просто и ясно, между чем и чем могут выбрать сотрудники и каковы будут последствия.

Порождайте надежду. Поощряйте стремление к переменам среди сотрудников, выражая собственное искреннее воодушевление.

Меняйте позицию противников. Сконцентрируйтесь на самых рьяных противниках перемен, чтобы уменьшить поток негатива и в дальнейшем, возможно, приобрести, самых преданных сторонников.

Подчеркивайте самые значимые выгоды. Поделитесь исследованиями и кейсами, которые показывают выгоды перемен.

Используйте тактику «деньги или сила». Используйте эту тактику с менеджерами нижнего и среднего звена, которые критически настроены по отношении к внедрению ERP. К примеру, вы можете предложить более высокий доход в случае поддержки проекта.

Результаты внедрения ERP-систем

Стоимость проектов

Стоимость ERP-проектов иногда сложно оценить. Есть много действий, которые организации упускают из вида, что может привести к непредвиденным расходам и превышениям бюджета.

Вот некоторые активности, о которых организации, как правило, забывают:

• Кастомизация и интеграции;
• Внутренние ресурсы (команда, эксперты и т.д.);
• Перемены в управлении;
• Мероприятия, предшествующие внедрению;
• Управление проектом.

Соблюдение бюджета – сложная задача

Из организаций, которые внедрили ERP, меньше половины (40%) завершили проект с меньшими затратами или соблюдением бюджета. Это меньше на 22%, чем в прошлом году.

Хотя больше организаций превысили бюджет, само превышение было менее существенным, чем в прошлом году. В этом году организации превысили бюджет на 33%, в то время как в прошлом году на 66%. Можно предположить, что так произошло потому, что в прошлогоднем опросе больше респондентов предприняли полное внедрение ERP вместо апгрейдов, а внедрение – это более дорогостоящая мера.

Нужда в дополнительных технологиях была главной причиной превышения бюджета. 

Длительность проекта

На длительность проекта влияют многие факторы, которые легко недооценить при создании плана проекта. В результате большинство организаций корректируют сроки проекта в процессе его внедрения. Это может быть знаком грамотного управления проектами, потому что предотвращает превышение сроков в момент окончания проекта.

Частота превышения сроков остается прежней

Больше половины организаций (54%) закончили свои проекты в ожидаемые сроки. Это соответствует прошлому году.

Те, кто сроки превысил, отметили, что это было превышение на 29% (15 месяцев против 11 месяцев). Это соответствует прошлому году.

Основываясь на том, что внимание к управлению переменами снизилось, можно сказать, что меньшие по размеру организации, которые сталкивались с существенным сопротивлением работников, могут работать над проектом столько же, сколько большие организации, которые уделяют должное внимание управлению переменами.

Организационные вопросы ведут к превышению сроков

Основная причина для превышения сроков была та же, что и в прошлом году: организационные вопросы (вопросы управления, сопротивление переменам, редизайн процессов).

По нашему опыту, организационные вопросы – это часто результат недооценки внимания, которое надо уделить людям/процессам.

Обстоятельства, связанные с COVID-19

Некоторые респонденты отмечали, что задержки во внедрении были связаны с COVID-19. Хотя пандемия были причиной того, что часть организаций даже не приступила ко внедрению, опрос показал, что многие компании по-прежнему стремятся к внедрению ERP, а некоторые успешно осуществляют внедрение. Фактически, число организаций, которые обращаются к нашей команде за консалтинговыми услугами в сфере внедрения ERP в 2020 году такое же, как в 2019 году.

Успехи и неудачи

Мы спросили организации, которые закончили внедрение, считают ли они свой ERP-проект успешным или неудачным. Почти все (92%) ответили, что считают проект по внедрению ERP успешным.

Как и в прошлом году, организации увидели множество выгод после реализации проекта, поэтому считают, что их проект успешен.

Тем не менее, некоторые организации поставили перед собой цели, которые легко достижимы, и не могут привести к существенным ROI (return on investment – окупаемость инвестиций). В этом кроется причина успеха в 2020 году – организации смогли достичь своих целей без существенных усилий и внимания к переменам в управлении.

Мы рекомендуем еще до начала проекта определять, в том числе в конкретных цифрах, критерии успеха внедрения ERP. Если это возможно, привязывайте все ключевые показатели к экономии затрат или повышению дохода, чтобы продемонстрировать, что проект получит высокие ROI. Кроме того, снабдите своих работников знаниями и компетенциями, которые помогут им и вам в реализации проекта. 

Сравнение по годам

Заключение

Пристальное внимание к управлению переменами критично вне зависимости от того, занимается ли организация внедрением ERP-системы, ее обновлением или цифровой трансформацией. Хотя средний размер организаций, которые участвовали в нашем опросе, был меньше в этом году и больше организаций сохранили свою прежнюю систему, нельзя обойти вниманием тот факт, что компании всё еще находят перемену процессов и организационные перемены такими же сложными, как в прошлые годы.

Концентрация на переменах в управлении и консультации специалистов могут смягчить сложность организационных перемен, но организаций, которые концентрировались на переменах в управлении, и тех, которые искали консультаций экспертов, в этом году было меньше, чем в прошлом.

Тем не менее, результаты опроса в этом году нельзя назвать совсем мрачными. Так, по сравнению с предыдущим опросом, возросло число организаций, которые отметили, что реализовали бизнес-выгоды. Возможно, это связано с тем, что организации корректируют свои ожидания в связи с пандемией COVID-19 и их цели не столь амбициозны, как в прошлом году. Это, однако, не означает, что их цели недостаточны – как минимум, затраты на внедрение компании возвращают.

При этом многие организации достигли низкого ROI. Произошло это потому, что организационным переменам в управлении уделялось мало внимания – в ином случае, компании реализовали бы больше выгод.

Приятно видеть, что многие организации в нашем опросе увидели в экономическом спаде возможность для инвестиций в будущий рост. Они не побоялись вложиться в исправление процессов и модернизацию технологий даже во время экономической нестабильности. Мы верим, что их решимость будет вознаграждена, если они уделят серьезное внимание переменам в управлении.

Выбор, который делают организации, будет иметь последствия после того, как рынок оправится от кризиса. В выигрыше останутся те, кто сделал ставку на удовлетворение потребностей рынка и новых потребностей клиента в пост-кризисную эпоху.

***

Подробную консультацию по внедрению ERP-систем вы можете получить у наших специалистов: 

• Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 133
  Шестаков Денис Валерьевич
  Должность: руководитель отдела внедрения ERP-систем
  E-mail: 133@sfx-tula.ru