«Архивное дело»

Система «Архивное дело» обеспечивает работу с документами архивного фонда в соответствии с действующим законодательством и ГОСТами, включая учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовку актов и отчетных форм.

Поддержка нескольких независимых архивов в одной системе с помощью разграничения прав доступа

Типовой набор функций разграничен с учетом ролевых моделей (архивный работник, делопроизводитель, читатель).

Учет, хранение и использование как бумажных, так и электронных архивных документов.

Механизм долговременного хранения электронных подлинников и организация доступа к рабочим экземплярам электронных документов.

Возможность создания пользовательских папок для переноса дел и документов с настройкой доступа неограниченному числу лиц.

Полнотекстовый и атрибутивный поиск, в том числе по штрих-коду, и возможность создания пользовательских поисковых запросов.

Формирование типовых печатных форм в соответствии с требованиями Росархива.

Протоколы действий пользователей при работе с номенклатурными заголовками, регистрационными карточками дел и документов, справочниками системы.

Возможность интеграции с информационными системами, в том числе с системами оперативного делопроизводства и документооборота.

Возможность оцифровки бумажных документов и автоматической обработки изображений, прикрепление готовых файлов к регистрационным карточкам документов.

Уничтожение электронных документов с учетом концепции «остаточных реквизитов» и документальным подтверждением факта уничтожения.

Система архивного хранения для работы с электронными подлинниками документов в экосистеме продуктов ЭОС.

Использование системы для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов.

Возможность формирования и подготовки дел для передачи в архив организации для пользователя с ролью «Делопроизводитель».

Автоматизация определения сроков хранения и учета документов, работа с которыми завершена, и которые подлежат долговременному хранению.

Возможность работы со справочно-поисковой системой с целью классификации объектов архивного фонда и последующего поиска по рубрикам каталогов.

Наличие роли «Читатель» для доступа посетителей к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов.

Оцифровка бумажных документов с помощью сканирующего приложения, которое поставляется с системой «Архивное дело» при наличии соответствующей лицензии.

Прекращение доступа к данным по итогам экспертизы ценности и документальное оформление уничтожения электронных документов с истекшим сроком хранения.

В системе реализованы запросы на выдачу любых материалов из архива и отдельная функция для выдачи электронных документов, которые обрабатываются опцией «Архив электронных подлинников».