Многопрофильные холдинги выбирают «ДЕЛО»: внедрение решения ЭОС в ЗАО «Центргазпромстрой»

В 2010 году специалистами компании «СофтЭксперт» было осуществлено внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в ОАО «Центргаз». Сотрудниками организации высоко оценены предоставляемые ею возможности, простота освоения и использования. В связи с этим в ОАО «Центргаз» приняли решение о внедрении системы «ДЕЛО» и в дочерних предприятиях.

ОАО «Центргаз» включает в себя 6 филиалов, для повышения эффективности взаимодействия с ними, усиления исполнительской дисциплины и сокращения временных затрат на принятие совместных решений, было принято решение о внедрении системы «ДЕЛО» в каждом из этих филиалов. Первой дочерней организацией ОАО «Центргаз», использующей для работы с документами систему «ДЕЛО», стало ЗАО «Центргазпромстрой».

Закрытое акционерное общество «Центргазпромстрой» входит в трест «Центргаз» в статусе филиала и выполняет общестроительные работы на объектах промышленного и гражданского назначения. Предприятие осуществляет свою деятельность как в Туле, Тульской области и Московской области, так и на Дальнем Востоке.

Для обеспечения эффективного управления организацией, имеющей в своем составе территориально удаленные подразделения и выполняющей большой объем разнообразных работ, необходимо использование современных технологий работы с электронными документами.

Преимущества электронного документооборота очевидны:

• легкость организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
• отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• оперативная подготовка и согласование документов;
• быстрое получение сводных отчетов;
• возможность найти любой документ в кратчайшие сроки.

Внедрение СЭД в ЗАО «Центргазпромстрой» началось в июне 2013 года. Специалистами «СофтЭксперт» было проведено обследование текущего состояния документооборота организации. Опираясь на многолетний опыт работы в области внедрения СЭД, сотрудники «СофтЭксперт» учли специфику деятельности предприятия и разработали специальные схемы движения документов от создания проекта и его согласования до исполнения поручений и списания в дело на следующих участках:

• входящая и исходящая корреспонденция;
• приказы;
• распоряжения;
• протоколы;
• служебные записки.

Далее была выполнена комплексная установка предварительно настроенного программного обеспечения и оборудования, обеспечивающего работу в системе 40 сотрудникам  ЗАО «Центргазпромстрой».  Для большей части сотрудников была предусмотрена возможность работать в системе посредством удаленного доступа. Эта задача была решена при помощи подсистемы «ДЕЛО-WEB». Такое решение рекомендовано специалистами «СофтЭксперт» и обусловлено спецификой работы предприятия, сотрудники которого часто находятся в длительных служебных командировках и должны в любой момент иметь возможность подключения к центральному офису.

Благодаря сканированию входящей и исходящей корреспонденции, занесению информации о документах в общую базу, было создано единое информационное пространство для работы с документами. Специалисты «СофтЭксперт» произвели индивидуальные настройки интерфейса системы в соответствии с желаниями пользователей, разграничили права доступа сотрудников к системе в соответствии с их полномочиями, провели групповое и индивидуальное обучение всех пользователей системы.

Запуск системы в эксплуатацию состоялся в июле 2013 года, начали свою работу в СЭД руководители предприятия, группа делопроизводства, 24 структурных подразделения. Также начало работу в системе постоянно действующее удаленное подразделение, находящееся в Республике Коми. Мягкий запуск системы был обеспечен предварительным обучением пользователей и присутствием специалистов «СофтЭксперт» на территории клиента.

В ходе выполнения работ были решены следующие задачи:

• структурные подразделения объединены в общее документационное пространство;
• доступ к общему документационному пространству территориально удаленных подразделений;
• усилен контроль выполнения поручений;
• сокращены затраты времени на обработку информации;
• появилась возможность отследить движение документа внутри организации на всех этапах его жизненного цикла;
• быстрое получение сводных отчетов;
• сохранность документов, возможность в кратчайшие сроки найти любой документ;
• оперативная и наглядная процедура согласования документов.

В дальнейшем, для повышения эффективности работы с документами в ЗАО «Центргазпромстрой», планируется увеличение рабочих мест и опций системы «ДЕЛО», переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭЦП.