В 2010 году специалистами компании «СофтЭксперт» было осуществлено внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в ОАО «Центргаз». Сотрудниками организации высоко оценены предоставляемые ею возможности, простота освоения и использования. В связи с этим в ОАО «Центргаз» приняли решение о внедрении системы «ДЕЛО» и в дочерних предприятиях.
ОАО «Центргаз» включает в себя 6 филиалов, для повышения эффективности взаимодействия с ними, усиления исполнительской дисциплины и сокращения временных затрат на принятие совместных решений, было принято решение о внедрении системы «ДЕЛО» в каждом из этих филиалов. Первой дочерней организацией ОАО «Центргаз», использующей для работы с документами систему «ДЕЛО», стало ЗАО «Центргазпромстрой».
Закрытое акционерное общество «Центргазпромстрой» входит в трест «Центргаз» в статусе филиала и выполняет общестроительные работы на объектах промышленного и гражданского назначения. Предприятие осуществляет свою деятельность как в Туле, Тульской области и Московской области, так и на Дальнем Востоке.
Для обеспечения эффективного управления организацией, имеющей в своем составе территориально удаленные подразделения и выполняющей большой объем разнообразных работ, необходимо использование современных технологий работы с электронными документами.
Преимущества электронного документооборота очевидны:
- легкость организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- оперативная подготовка и согласование документов;
- быстрое получение сводных отчетов;
- возможность найти любой документ в кратчайшие сроки.
Внедрение СЭД в ЗАО «Центргазпромстрой» началось в июне 2013 года. Специалистами «СофтЭксперт» было проведено обследование текущего состояния документооборота организации. Опираясь на многолетний опыт работы в области внедрения СЭД, сотрудники «СофтЭксперт» учли специфику деятельности предприятия и разработали специальные схемы движения документов от создания проекта и его согласования до исполнения поручений и списания в дело на следующих участках:
- входящая и исходящая корреспонденция;
- приказы;
- распоряжения;
- протоколы;
- служебные записки.
Далее была выполнена комплексная установка предварительно настроенного программного обеспечения и оборудования, обеспечивающего работу в системе 40 сотрудникам ЗАО «Центргазпромстрой». Для большей части сотрудников была предусмотрена возможность работать в системе посредством удаленного доступа. Эта задача была решена при помощи подсистемы «ДЕЛО-WEB». Такое решение рекомендовано специалистами «СофтЭксперт» и обусловлено спецификой работы предприятия, сотрудники которого часто находятся в длительных служебных командировках и должны в любой момент иметь возможность подключения к центральному офису.
Благодаря сканированию входящей и исходящей корреспонденции, занесению информации о документах в общую базу, было создано единое информационное пространство для работы с документами. Специалисты «СофтЭксперт» произвели индивидуальные настройки интерфейса системы в соответствии с желаниями пользователей, разграничили права доступа сотрудников к системе в соответствии с их полномочиями, провели групповое и индивидуальное обучение всех пользователей системы.
Запуск системы в эксплуатацию состоялся в июле 2013 года, начали свою работу в СЭД руководители предприятия, группа делопроизводства, 24 структурных подразделения. Также начало работу в системе постоянно действующее удаленное подразделение, находящееся в Республике Коми. Мягкий запуск системы был обеспечен предварительным обучением пользователей и присутствием специалистов «СофтЭксперт» на территории клиента.
В ходе выполнения работ были решены следующие задачи:
- структурные подразделения объединены в общее документационное пространство;
- доступ к общему документационному пространству территориально удаленных подразделений;
- усилен контроль выполнения поручений;
- сокращены затраты времени на обработку информации;
- появилась возможность отследить движение документа внутри организации на всех этапах его жизненного цикла;
- быстрое получение сводных отчетов;
- сохранность документов, возможность в кратчайшие сроки найти любой документ;
- оперативная и наглядная процедура согласования документов.
В дальнейшем, для повышения эффективности работы с документами в ЗАО «Центргазпромстрой», планируется увеличение рабочих мест и опций системы «ДЕЛО», переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭЦП.
