«Инфрастрой Быково» - это предприятие со сложной организационной структурой и документооборотом. Необходимость автоматизации возникла ввиду того, что деятельность компании связана сразу с несколькими направлениями бизнеса. Использующиеся документы чрезвычайно разнородны по видам, форме и содержанию, а в процесс работы с документами могут быть вовлечены более 20 сотрудников.
В качестве программного обеспечения на первых этапах внедрения, была выбрана версия «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Выбор обусловлен наличием функциональных возможностей, которые смогли решить широкий спектр задач автоматизации учета документов.
В ходе успешного внедрения, руководством компании было принято решение о переходе на более функциональную версию продукта. Апгрейд системы «1С:Документооборот» с версии ПРОФ до версии «1С:Документооборот 8 КОРП» позволил дополнительно реализовать следующие возможности:
- автоматическое заполнение документов по шаблонам;
- иерархическое построение бизнес-процессов;
- управляемость и прозрачность бизнес-процессов;
- организация диалога по документу.
Специалисты «СофтЭксперт» выполнили доработку системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ», благодаря чему появилась возможность копировать содержание создаваемого процесса в поле «Описание». Для оперативного решения задач по документу доработана функция «Задать вопрос автору», позволяющая вести диалог внутри задачи не только с автором документа, но и со всеми вовлеченными в задачу специалистами. Необходимость выведения полного цикла согласования документа учтена при доработке функции «Печать истории согласования», для удобства пользователей данная печатная форма помещена в элементы справочников «Внутренние документы» и «Исходящие документы». Аналитика в системе осуществляется формированием отчета по состоянию договоров.
Внедрение системы «1С: Документооборот 8» в компании позволило:
- организовать электронный документооборот с единым информационным пространством;
- систематизировать документооборот и улучшить управляемость проектов организации;
- сократить время обработки входящей и исходящей корреспонденции более чем в два раза, так на регистрацию корреспонденции сотрудник тратит не более 2 минут, при потоке документов 60 шт. в день, также значительно уменьшилось время поиска документов;
- организовать контроль исполнения поручений и как следствие повысить эффективность труда сотрудников компании;
- организовать возможность хранения всей истории по документу и выводом данной истории на печать для согласования бумажной копии документа;
- сократить время согласования документов в два раза, благодаря реализованной функции «задать вопрос любому пользователю внутри задачи», позволяющей оперативно решать все вопросы по документу с рабочего места.
В целом, благодаря автоматизации документооборота удалось сократить время, на согласование, корректировку и утверждение документов до 80%, что привело к росту производительности работы персонала в среднем на 20-40%.
