Внедрение ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» для автоматизации договорной деятельности в ООО «Легкий Шаг».

Компоненты: 8.2, клиент-серверный

Среднее число одновременных подключений к базе: 5

Посмотреть отзыв...

В июне 2011 года был завершен комплекс работ по внедрению ПП «1С:Документоборт 8 КОРП» в ООО «Легкий Шаг».
Основной причиной для поиска системы электронного документооборота стало увеличение количества договоров и трудозатрат по их согласованию, контролю, регистрации. Согласование договоров было организовано традиционным способом (в бумажной форме), который при таком количестве документов уже не обеспечивал необходимых условий для организации эффективного анализа и контроля сроков прохождения договоров. К началу внедрения в ООО «Легкий шаг» уже использовалась программа бухгалтерского учета, в которой регистрировались заключенные договоры, поэтому кроме основных требований по документообороту к системе выдвигалось также требование по возможности интеграции с программой бухгалтерского учета.
После анализа существующих решений по организации электронного документооборота было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП» фирмы 1С.

Ключевую роль при выборе системы сыграли следующие факторы:

• наличие специфических механизмов учета для организации договорной деятельности;
• наличие широкого спектра механизмов для тесной интеграции с другими учетными решениями (COM, Automation, обмены посредством xml-сообщений, механизмы web-сервисов);
• возможность использования одной клиентской лицензии «1С:Предприятие» для поддержания работы сразу нескольких программных продуктов фирмы 1С на одном рабочем месте;
• единая комплексная консультационная, технологическая и методическая поддержка решений фирмы 1С в рамках одной подписки на «Информационно-Технологическое Сопровождение «1С:Предприятие»» (кратко – ИТС), что существенно снижает затраты на сопровождение имеющихся программных продуктов;
• открытость «1С:Документооборот 8 КОРП», что позволяет осуществлять любую доработку решения, в соответствии с возникающими требованиями;
• наличие собственных IT-специалистов, владеющих навыками работы с платформой «1С:Предприятие».

Внедрение проходило совместными усилиями специалистов Заказчика и Исполнителя. Основной задачей, стоявшей перед специалистами ООО «СофтЭксперт», была интеграция существующих решений.

Для реализации поставленной задачи было решено использовать механизмы обменов посредством xml-файлов и web-сервисы. В течение двух недель были разработаны необходимые механизмы и проведено их полноценное тестирование.

Создание механизма обмена данными позволило синхронизировать справочные данные двух систем и сэкономить время сотрудников на повторном вводе контактной информации по контрагентам, с которыми ведется работа, создании новых пользователей и т.д.

Согласование договоров было организовано типовыми средствами «1С:Документооборот». Для того чтобы обеспечить согласующие лица возможностью видеть договоры контрагентов прошлых лет в рамках одной системы, был организован перенос информации по уже заключенным договорам из системы бухгалтерского учета. При этом в СЭД были загружены и файлы – электронные образы договоров, ранее хранившиеся на общем сетевом ресурсе.

При работе в системе бухгалтерского учета зачастую возникает необходимость в ознакомлении с текстом самого договора. Для упрощения работы конечных пользователей системы бухгалтерского учета был организован прямой доступ к электронным копиям договоров, хранящимся в «1С:Документооборот». Данная задача была решена с помощью использования web-сервисов. Результат превзошел все ожидания Заказчика: открытие файлов при работе в локальной сети предприятия происходит совершенно прозрачно для конечного пользователя: файл открывается точно так же, как если бы он хранился на локальной машине, нет необходимости переключаться из системы бухгалтерского учета в СЭД.

Для обучения специалистов была составлена индивидуальная программа, объясняющая порядок подготовки и согласования договоров с учетом использования СЭД. Пользователи уже были знакомы с решениями на платформе 1С, поэтому обучение специалистов было проведено в виде небольшого обзорного двухчасового семинара. И уже на следующий день первые договоры прошли свое согласование в рамках СЭД и благополучно импортировались в систему бухгалтерского учета. Подобный опыт еще раз доказывает высокую эргономичность интерфейса приложений, разрабатываемых фирмой 1С, что в свою очередь позволяет сэкономить время при обучении пользователей работе с новыми автоматизированными системами.

Внедрение СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» прошло в сжатые сроки и позволило добиться желаемых результатов. Была решена отдельная задача: организация процесса согласования договоров. Это первый шаг на пути построения полноценной системы электронного документооборота ООО «Легкий шаг» и мы планируем пройти этот путь вместе.