3 варианта использования «1С:Документооборота» для организации удалённой работы

В период введения «бессрочных» карантинных мер из-за пандемии коронавируса на повестке дня оказался вопрос эффективной организации удалённой работы сотрудников. 

Для организаций многих сфер деятельности оптимальным решением стал «1С:Документооборот».

СЭД фирмы «1С» оснащена всем необходимым инструментарием для эффективной коллективной работы и взаимодействия сотрудников на удалёнке: встроенным почтовым клиентом, чатом, системой аудио- и видеосвязи, форумом, функционалом обмена файлами любых типов. 

Преимущества «1С:ДО» для организации удалённой работы

• Эффективное управление и контроль. Когда для коллективного решения рабочих вопросов и задач сотрудники используют разношёрстные сервисы: почту, телефонные звонки, мессенджеры, соцсети – их работу невозможно отследить и оценить. «1С:Документооборот» позволяет организовать эффективное взаимодействие персонала в одной системе. Руководство компании, в свою очередь, получает эффективный инструмент управления работой подчинённых и контроля исполнения задач. Функционал системы даёт возможность вести учёт рабочего времени, формировать отчёты по трудозатратам сотрудников и отсутствиям на рабочем месте, просматривать календари занятости каждого пользователя, отслеживать историю взаимодействия по всем проектам и задачам (рабочая переписка и файлы хранятся внутри программы).
• Наличие привязок контента. «1С:ДО» позволяет вести переписку в чате или почте, проводить обсуждения и голосования на форуме в привязке к документам, задачам и мероприятиям. 
• Возможность работы и без документов. В системе можно ставить поручения отдельно от документов (фиксация устных поручений руководителей), устанавливать сроки и контролировать исполнение.
• Безопасность корпоративных данных. Выбирая «1С:Документооборот» для организации совместной удалённой работы, руководитель получает единую среду взаимодействия персонала, с единой системой безопасности, единым списком сотрудников и разграниченными правами доступа.

На данный момент существует 3 варианта быстрой и удобной организации удалённой работы с помощью решения «1С:Документооборот». За исключением мобильного приложения. Как показала практика, на удалёнке все работают с ПК, а не со смартфонов.

1. «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удалённой работы»

Спустя 3 дня после объявления всероссийской нерабочей недели в связи с ухудшением эпидемиологической ситуации по всему миру фирма «1С» выпустила специальный антикризисный комплекс «1С:Докментооборота» для организации удалённой работы. 

Всего за 10 000 ₽ можно приобрести полный набор необходимых средств для развёртывания корпоративной системы электронного документооборота в облаке и работать в СЭД всей командой (до 100 человек) из дома в течение 180 дней (но не позже 30 ноября 2020 года). По истечении срока действия временной лицензии можно будет продлить подписку на «1С:Документооборот» в облаке по стандартной цене либо купить сервер, коробочную версию решения и выгрузить туда наработанную за полгода базу данных.

На сегодняшний день «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удалённой работы» – максимально быстрый и доступный по цене способ перевести сотрудников на дистанционный режим деятельности и организовать в этих условиях эффективное управление текущими проектами и задачами. Не нужно ничего разворачивать в офисе – программа доступна в облаке. Достаточно создать учётные записи, и все сотрудники компании смогут коллективно работать в единой системе: вести переписку с коллегами и клиентами, согласовывать документы, проводить онлайн-презентации с демонстрацией рабочего стола. Посещаемость и продуктивность работы удалённых сотрудников будет под контролем. 

Как уже говорилось выше, «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удалённой работы» – это временная мера. Если вас интересует не только организация коллективной дистанционной работы сотрудников, но и автоматизация делопроизводства и документоориентированных бизнес-процессов, есть смысл сразу рассмотреть постоянные версии.

2. «1С:Документооборот» в облаке

Облачная версия «1С:Документооборота» не требует развёртывания на сервере и рабочих местах сотрудников. Вам вообще не надо тратиться на ИТ-инфраструктуру. Весь инструментарий, необходимый для коллективной работы с проектами и документами, уже преднастроен в сервисе «1С:Готовое рабочее место» и доступен для использования через интернет. Достаточно создать учётные записи, активировать нужные функциональные модули, разграничить права доступа – и можно начинать работать. Техническая поддержка и обновления программы – на стороне фирмы «1С» и включены в тариф по умолчанию. Все каналы передачи данных надёжно защищены, за безопасность вашей корпоративной информации также отвечает фирма «1С». 

Первый месяц аренды программы в облаке предоставляется БЕСПЛАТНО. Начиная со второго месяца эксплуатации необходимо будет вносить небольшую абонентскую плату (от 1200 ₽ за одно пользовательское место в версии ПРОФ, от 1500 ₽ – в версии КОРП).

«1С:Документооборот» в облаке – способ быстро и бесконтактно автоматизировать наиболее «критичные» процессы обработки документов (согласование счетов, служебные записки, договоры и т.д.). 

3. Использование коробочной версии и веб-клиента

Тем, у кого уже есть «1С:Документооборот», организовать удалённую работу ещё проще! Осуществить это можно тремя способами: с помощью веб-клиента, RDP либо сервиса «1С:Линк». 

• Веб-клиент обеспечивает доступ каждому авторизованному пользователю системы через обычный браузер на домашнем ПК. Достаточно ввести адрес веб-сервера, на котором опубликован «1С:Документооборот», и учётные данные.
• Удалённый рабочий стол (RDP) – прямое подключение к рабочему компьютеру, позволяющее работать с домашнего ПК со всеми ресурсами, которые сотруднику доступны на офисном. Единственное отличие и ограничение – отсутствие поддержки проброса аудио. Для совершения аудио и видеозвонков «1С:Документооборот» должен быть запущен на домашнем компьютере пользователя.
• Сервис «1С:Линк» – решение для организаций, у которых нет возможности самостоятельно настроить веб-сервер или удалённый рабочий стол. «1С:Линк» берёт всё на себя. От пользователей требуется установить Агент «1С:Линк» на свой офисный компьютер и выбрать «1С:Документооборот» для настройки удалённого подключения.

• Тарасова Елена Генриховна
  Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
  Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
  E-mail: 187@sfx-tula.ru