«СофтЭксперт» автоматизировал документооборот на «Орешкинском комбинате нерудных строительных материалов». За 5 месяцев (июль – ноябрь 2019 года) система «1С:Документооборот 8 КОРП» была развёрнута на 70 рабочих местах сотрудников в 10 структурных подразделениях предприятия. В итоге удалось решить проблему с утерей документов, чётко регламентировать порядок их обработки, наладить эффективный контроль исполнительской дисциплины.
О клиенте
ООО «ОКНСМ» – одно из ведущих предприятий по производству высококачественного фракционного щебня и песка в Московской области. Комбинат занимается переработкой песчано-гравийной смеси и выпуском нерудных материалов с 1992 года. Предприятие снабжает высококачественной продукцией десятки профессиональных строительных компаний, бетонных и асфальтобетонных заводов. Помимо заказчиков, ООО «ОКНСМ» активно работает с поставщиками – в частности, проводит закупки запчастей и расходных материалов для собственного автопарка спецтехники.
Общая численность штата «Орешкинского комбината нерудных строительных материалов» составляет 326 сотрудников.
Ситуация до старта и цели проекта
До старта проекта документация предприятия велась в электронных таблицах Excel, которые хранились на личных ПК сотрудников в различных подразделениях. Для регистрации входящей корреспонденции использовались бумажные журналы. Как следствие, документы часто терялись, не был регламентирован порядок действий с документами, отсутствовал контроль исполнительской дисциплины.
С постоянным увеличением числа клиентов справляться с всё возрастающим документопотоком и вести учёт документов в ООО «ОКНСМ» становится всё сложнее. С июля 2019 года на предприятии ежемесячно обрабатывается порядка 300 документов, еженедельно ставится и закрывается около 100 задач. Чтобы оптимизировать процессы делопроизводства, руководство комбината приняло решение внедрить систему автоматизации документооборота, которая бы позволила:
- регламентировать работу с документами;
- обеспечить их сохранность;
- ускорить процедуры подготовки и подписания договоров;
- контролировать сроки исполнения задач по документам.
Обоснование выбора ПО и партнёра по внедрению
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот», поскольку она поддерживает интеграцию с использующейся на предприятии системой планирования и управления производством «1С:ERP». За помощью во внедрении СЭД ООО «ОКНСМ» обратился к проверенному партнёру по 1С – ГК «СофтЭксперт».
Выполненные работы
В рамках реализации проекта специалистами ГК «СофтЭксперт» были выполнены следующие работы:
По методической части:
- разработаны регламентирующие документы (положение об электронном документообороте, политика безопасности);
- разработаны классификаторы;
- настроено разграничение прав доступа;
- и т. д.
По технологической части:
- выполнено краткое описание автоматизируемых процессов;
- настроена интеграция с «1С:ERP»;
- и т. д.
Ключевые итоги проекта
За 5 месяцев (июль – ноябрь 2019 года) система «1С:Документооборот 8 КОРП» была развёрнута на 70 рабочих местах сотрудников в 10 структурных подразделениях «Орешкинского комбината нерудных строительных материалов».
В результате внедрения автоматизированы такие функции, как:
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
- Работа с договорами
- Работа с файлами
- Работа с внутренними документами (ОРД)
- Делопроизводство
- Регламентация правил обработки и процессов движения документов
- Учёт, архивное хранение и поиск документов и поручений
- Постановка задач по документам и контроль сроков их исполнения
Для получения оперативной информации о ходе исполнения заказов СЭД интегрирована с системой оперативного учёта предприятия на базе «1С:ERP». Налажен постоянный обмен данными о контрагентах и хозяйственных операциях. Проведено обучение сотрудников в группах на рабочих местах.
По итогам проекта удалось достичь следующих бизнес-эффектов:
- Гарантирована сохранность документов, обеспечен удобный их поиск в электронной базе.
- Документы формируются быстро и правильно.
- Поручения оперативно доводятся до сведения сотрудников.
- Руководство получило эффективный инструмент контроля состояния дел по всем проектам (отгрузки, поставки, взаиморасчёты).
- Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.
- Снизилась рутинная нагрузка на административно-управленческий персонал.
- Ускорилось согласование договоров и заключение сделок.
Текущее состояние проекта
Система передана в промышленную эксплуатацию. Сотрудники административно-управленческих служб предприятия успешно используют «1С:Документооборот» в своей повседневной работе. Рассматривается возможность расширения функционала внедрённых блоков. Осуществляется ли методологическое и техническое сопровождение клиента через систему Service Desk «СофтЭксперт».
Если вас также интересует автоматизация документооборота на предприятии, обращайтесь в ГК «СофтЭксперт» по нижеуказанным контактным данным.
- Тарасова Елена Генриховна
Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
E-mail: 187@sfx-tula.ru
