Дата внедрения: 2019, ноябрь
Дата занесения: 28.02.2020
Отрасль: Производство
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: ООО «Орешкинский комбинат нерудных строительных материалов»


Внедрённые продукты: «1С:Документооборот 8 КОРП»
Количество сотрудников: 326

«СофтЭксперт» автоматизировал документооборот на «Орешкинском комбинате нерудных строительных материалов». За 5 месяцев (июль – ноябрь 2019 года) система «1С:Документооборот 8 КОРП» была развёрнута на 70 рабочих местах сотрудников в 10 структурных подразделениях предприятия. В итоге удалось решить проблему с утерей документов, чётко регламентировать порядок их обработки, наладить эффективный контроль исполнительской дисциплины.

О клиенте

ООО «ОКНСМ» – одно из ведущих предприятий по производству высококачественного фракционного щебня и песка в Московской области. Комбинат занимается переработкой песчано-гравийной смеси и выпуском нерудных материалов с 1992 года. Предприятие снабжает высококачественной продукцией десятки профессиональных строительных компаний, бетонных и асфальтобетонных заводов. Помимо заказчиков, ООО «ОКНСМ» активно работает с поставщиками – в частности, проводит закупки запчастей и расходных материалов для собственного автопарка спецтехники.

Общая численность штата «Орешкинского комбината нерудных строительных материалов» составляет 326 сотрудников.

ООО «Орешкинский комбинат нерудных строительных материалов»

Ситуация до старта и цели проекта

До старта проекта документация предприятия велась в электронных таблицах Excel, которые хранились на личных ПК сотрудников в различных подразделениях. Для регистрации входящей корреспонденции использовались бумажные журналы. Как следствие, документы часто терялись, не был регламентирован порядок действий с документами, отсутствовал контроль исполнительской дисциплины.

С постоянным увеличением числа клиентов справляться с всё возрастающим документопотоком и вести учёт документов в ООО «ОКНСМ» становится всё сложнее. С июля 2019 года на предприятии ежемесячно обрабатывается порядка 300 документов, еженедельно ставится и закрывается около 100 задач. Чтобы оптимизировать процессы делопроизводства, руководство комбината приняло решение внедрить систему автоматизации документооборота, которая бы позволила:

  • регламентировать работу с документами;
  • обеспечить их сохранность;
  • ускорить процедуры подготовки и подписания договоров;
  • контролировать сроки исполнения задач по документам.

Обоснование выбора ПО и партнёра по внедрению

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот», поскольку она поддерживает интеграцию с использующейся на предприятии системой планирования и управления производством «1С:ERP». За помощью во внедрении СЭД ООО «ОКНСМ» обратился к проверенному партнёру по 1С – ГК «СофтЭксперт».

Выполненные работы

В рамках реализации проекта специалистами ГК «СофтЭксперт» были выполнены следующие работы:

По методической части:

  • разработаны регламентирующие документы (положение об электронном документообороте, политика безопасности);
  • разработаны классификаторы;
  • настроено разграничение прав доступа;
  • и т. д.

По технологической части:

  • выполнено краткое описание автоматизируемых процессов;
  • настроена интеграция с «1С:ERP»;
  • и т. д.

Ключевые итоги проекта

За 5 месяцев (июль – ноябрь 2019 года) система «1С:Документооборот 8 КОРП» была развёрнута на 70 рабочих местах сотрудников в 10 структурных подразделениях «Орешкинского комбината нерудных строительных материалов».

В результате внедрения автоматизированы такие функции, как:

  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
  • Работа с договорами
  • Работа с файлами
  • Работа с внутренними документами (ОРД)
  • Делопроизводство
  • Регламентация правил обработки и процессов движения документов
  • Учёт, архивное хранение и поиск документов и поручений
  • Постановка задач по документам и контроль сроков их исполнения

Для получения оперативной информации о ходе исполнения заказов СЭД интегрирована с системой оперативного учёта предприятия на базе «1С:ERP». Налажен постоянный обмен данными о контрагентах и хозяйственных операциях. Проведено обучение сотрудников в группах на рабочих местах.

По итогам проекта удалось достичь следующих бизнес-эффектов:

  • Гарантирована сохранность документов, обеспечен удобный их поиск в электронной базе.
  • Документы формируются быстро и правильно.
  • Поручения оперативно доводятся до сведения сотрудников.
  • Руководство получило эффективный инструмент контроля состояния дел по всем проектам (отгрузки, поставки, взаиморасчёты).
  • Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.
  • Снизилась рутинная нагрузка на административно-управленческий персонал.
  • Ускорилось согласование договоров и заключение сделок.

Текущее состояние проекта

Система передана в промышленную эксплуатацию. Сотрудники административно-управленческих служб предприятия успешно используют «1С:Документооборот» в своей повседневной работе. Рассматривается возможность расширения функционала внедрённых блоков. Осуществляется ли методологическое и техническое сопровождение клиента через систему Service Desk «СофтЭксперт».

Если вас также интересует автоматизация документооборота на предприятии, обращайтесь в ГК «СофтЭксперт» по нижеуказанным контактным данным.

Контактная информация:
  • Тарасова Елена Генриховна
    Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
    Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
    E-mail: 187@sfx-tula.ru