«СофтЭксперт» автоматизировал работу с входящей-исходящей корреспонденцией, договорами и внутренними документами на одном из ведущих тульских предприятий ОПК. СЭД «1С:Документооборот» развёрнута на 200 рабочих местах сотрудников.
О клиенте
В качестве заказчика на данном проекте выступило многопрофильное машиностроительное предприятие, выполняющее весь комплекс работ по производству военно-ориентированной продукции, от проектирования до испытаний готовых изделий. В штате компании работает 2013 сотрудников.
Ситуация до старта и цели проекта
Проект перехода предприятия на электронный документооборот стартовал в 2015 году. На первом его этапе с помощью решения «1С:Документооборот 8 ПРОФ» была полностью автоматизирована работа с договорами и счетами. СЭД была развёрнута на 300 рабочих местах сотрудников и интегрирована с системой «1С:Управление производственным предприятием» в части работы со справочником «Контрагенты».
За 3 года промышленной эксплуатации системы электронного документооборота руководство и сотрудники оценили удобство, скорость и упорядоченность ведения в ней договорных документов. В 2018 году было принято решение о развитии СЭД путём внедрения новых функциональных модулей.
Целями второго этапа автоматизации документооборота были:
- ускорение согласования и исполнения организационно-распорядительных документов, входящей и исходящей корреспонденции;
- централизация учёта и контроля исполнения внутренних документных потоков;
- обеспечение одновременного оперативного доступа к документам всем ответственным за их проверку, согласование, подписание и исполнение лицам;
- автоматизация выдачи и учёта разовых пропусков.
Обоснование выбора ПО
Вся управленческая экосистема заказчика базируется на программных продуктах 1С. В течение многих лет на предприятии успешно используются системы: «1С:Управление производственным предприятием» (на данный момент осуществляется переход на 1С:ERP), «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом». С 2015 года договоры и счета ведутся в программе «1С:Документооборот ПРОФ». Чтобы вся инфраструктура оставалась на единой платформе (1С), для реализации проекта было решено произвести обновление и апгрейд системы до версии «1С:Документооборот КОРП» релиз 2.1.11.5. Редакция КОРП была выбрана в связи с тем, что в ней максимально полно развит функционал работы с процессами и задачами, а также реализована поддержка сложного согласования документов.
Выполненные работы
В рамках реализации проекта сотрудниками «СофтЭксперт» были выполнены следующие работы:
- разработка регламентирующих документов (инструкция инициатора договора (с учётом новой версии), инструкция инициатора служебных записок, инструкция по работе с входящими документами, инструкция по работе с исходящими документами);
- разработка классификаторов;
- настройка прав доступа (жёсткое их разграничение);
- настройка автозаполняемых шаблонов служебных записок;
- разработка специфических видов документов (акт удовлетворения рекламации, приглашение на участие в семинаре, рекламационный акт, уведомление о вызове представителя поставщика, служебные записки на разовые пропуска и др.).
- разработка печатной формы листа согласования для договоров;
- краткое описание автоматизируемых процессов;
- апгрейд ранее разработанного под «1С:Документооборот ПРОФ» механизма редактирования шаблонов бизнес-процессов согласования договоров и счетов, без возможности корректировки пользователями списка обязательных для согласования должностных лиц;
- обучение сотрудников на рабочих местах, группами (дополнительно, в рамках авторского надзора, осуществлялось индивидуальное обучение сотрудников, пропустивших общие занятия).
Ключевые результаты проекта
Система «1С:Документооборот КОРП» была развёрнута на 200 рабочих местах. Автоматизирована работа со следующими типами и видами документов:
- Входящие документы: Акт удовлетворения рекламации, Заявка, Коммерческое предложение, Переписка по договору, Приглашение на участие в семинаре, Письмо, Рекламационный акт, Сопроводительное письмо, Уведомление о вызове представителя поставщика.
- Исходящие документы: Заявка, Коммерческое предложение, Отчёт, Переписка по договору, письма частным лицам, Сопроводительное письмо.
- Внутренние документы: Служебная записка, Служебная записка на разовый и временный пропуска для физлиц, Служебная записка на разовый и временный пропуска на ввоз/вывоз ТМЦ (всё, что связано с договорной деятельностью автоматизировано ранее).
- Печатная форма листа согласования для договоров.
В итоге внедрения системы «1С:Документооборот КОРП» на предприятии были достигнуты следующие бизнес-эффекты:
- ускорение согласования подготовки служебных записок и подготовки пропусков;
- повышение исполнительской дисциплины и прозрачности исполнения документов;
- сокращение времени на поиск документов;
- ускорение доставки и прохождения документов;
- полная автоматизация процесса подготовки отчётности;
- ускорение процессов исполнения рабочих задач.
Система передана в промышленную эксплуатацию. Рассматриваются перспективы интеграции СЭД с «1С:ERP» в плане закупочной деятельности. В рамках авторского надзора специалисты «СофтЭксперт» периодически выезжают на объект клиента либо консультируют обратившихся за помощью сотрудников по телефону.
- Тарасова Елена Генриховна
Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
E-mail: 187@sfx-tula.ru
Заявка 
Запись 
Заявка 
Инфоблог
