ИТ-интегратор «СофтЭксперт» успешно завершил проект внедрения системы электронного документооборота в офисах группы компаний «Садовое кольцо» (Красногорск). Решение «1С:Документооборот 8» позволило наладить эффективную взаимосвязь между 8 формально независимыми предприятиями строительной фирмы. Деятельность разнопрофильных подразделений холдинга стала более скоординированной. Организация совместной работы с документами для 40 сотрудников компаний холдинга ускорила не только утверждение смет и исполнение поручений, но и процесс строительства в целом.
Группа компаний «Садовое кольцо» работает на рынке недвижимости Московского региона с 2003 года. Сегодня это один из крупнейших застройщиков России, который занимается возведением жилых кварталов с сопутствующей инфраструктурой, а также отдельных жилых домов, общественных зданий, инженерных сетей и сооружений. В портфеле компании такие крупные проекты, как жилые комплексы «Молодежный-I, II, III и IV», квартал «Тетрис», ЖК «Павшинский», Никольский храмовый комплекс, бизнес-центр «Красногорск Плаза», пешеходный мост через Москву-реку и др.
Штат сотрудников предприятия насчитывает около 860 человек. Работают они в 30 независимых компаниях, каждая из которых имеет свой профиль: девелопмент, проектирование объектов недвижимости, архитектура и дизайн, управление продажами квартир в новостройках и т. д. Ранее каждое подразделение холдинга «Садовое кольцо» вело документацию обособленно. Разобщённость компаний на уровне делопроизводства затрудняла и замедляла процесс оказания комплексных услуг (к примеру, когда клиент заказывал строительство дома «под ключ», от проектирования до финишной отделки). Создать единое информационное пространство между 40 сотрудниками 8 ключевых подразделений «Садового кольца» позволило внедрение системы электронного документооборота (СЭД).
Проект стартовал в IV-м квартале 2015 года. В качестве программного решения была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП».
«Мы рассмотрели множество различных решений, но остановили выбор именно на «1С:Документооборот 8 КОРП», — комментирует управляющий делами ГК «Садовое кольцо» Султанов Виктор Николаевич. — Причин тут несколько. Во-первых, нам понравился интерфейс и логика работы программного приложения. Во-вторых, в компании на тот момент уже использовались другие 1С-решения. Соответственно, нам не потребовалось закупать дополнительные серверные и клиентские лицензии. Кроме того, выбранный программный продукт максимально органично влился в существующую информационную инфраструктуру предприятия».
Партнёром по внедрению выступила тульская компания «СофтЭксперт». ИТ-интегратор имеет статус «1С:Франчайзи» и является ветераном отечественного рынка автоматизации. Опыт ГК «СофтЭксперт» в области внедрения систем электронного документооборота на предприятиях различного масштаба и специализации составляет более 13 лет.
Эффект от внедрения по различным направлениям
До момента внедрения системы «1С» учёт документов в ГК «Садовое кольцо» осуществлялся посредством Microsoft Excel. Соответственно, базу для СЭД на предприятиях холдинга ИТ-интегратору «СофтЭксперт» пришлось готовить с нуля. Процедура автоматизации документооборота проводилась по следующему сценарию: презентация программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» с наглядной демонстраций всех его плюсов, обследование объекта, формализация процессов обработки документов и разработка частного технического задания (ЧТЗ), настройка и тестирование системы, обучение персонала.
Внедрение СЭД осуществлялось по 3-м приоритетным для заказчика направлениям:
1) Автоматизация процесса обработки входящей и исходящей корреспонденции
Дабы не потерять ценные данные, специалисты «СофтЭксперт» загрузили всю важную информацию из имеющихся файлов Microsoft Excel в СЭД. В итоге сегодня можно в 2 клика поднять всю историю деловой переписки и найти нужный документ.
Эффект от внедрения СЭД:
- Жалобы и обращения граждан стали рассматриваться и обрабатываться быстрее, что положительно сказалось на конкурентоспособности компании и лояльности клиентов.
- Заметно сократились затраты времени на обработку деловой документации в целом.
- Минимизировался риск потери важных документов от контролирующих органов и прочих организаций.
- Процесс деловой переписки стал более оперативным и прозрачным.
- Повысилась управленческая эффективность компании. «1С:Документооборот» можно использовать для отслеживания ситуации по текущему распределению задач. К примеру, контроль исполнения сроков обработки обращений граждан позволяет оценивать эффективность и уровень загруженности каждого сотрудника. В случае необходимости можно в любой момент перераспределить поток задач, получить отчёт по исполнительской дисциплине и сроках переноса задач.
2) Автоматизация договорной деятельности
Как и любой крупной строительной компании, имеющей успех на рынке, «Садовому кольцу» ежедневно приходится обрабатывать огромное количество договоров и сопроводительной документации. Управлять таким документопотоком непросто. Внедрение «1С:Документооборота» значительно упростило жизнь сотрудникам.
Эффект от внедрения СЭД:
- Сократилось время согласования договоров.
- Появилась единая база договоров в разрезе объектов и проектов.
- Все согласующие лица получили мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и сопроводительной документации.
- Перенос операций по подготовке, согласованию и архивированию документов в электронную среду позволил отказаться от тиражирования бумажных документов.
- У компании появилась возможность контролировать сроки согласования договоров.
3) Автоматизация жизненного цикла совещаний
Для компании-заказчика было важно оптимизировать процессы подготовки и проведения совещаний, а также согласование и исполнение протоколов по ним.
Эффект от внедрения СЭД:
- Упростилась процедура приглашения сотрудников на мероприятия.
- Повысилась эффективность подготовки к совещаниям (к карточке мероприятия можно прикрепить любые файлы для предварительного ознакомления).
- Процесс распределения поручений по протоколам мероприятий стал более упорядоченным и прозрачным.
- Улучшился контроль исполнительской дисциплины.
Упорядочение и ускорение делопроизводства положительно отразилось и на основной деятельности компании. Управленческие решения стали приниматься быстрее, соответственно, и сроки строительных работ сократились.
Информация для СМИ: Павел Дмитриевич Серебряков, ведущий специалист отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота ГК «СофтЭксперт». Телефон: 8(4872)70-02-70 + доб. 216, e-mail: 216@sfx-tula.ru.
