Согласно закону, приобретать медицинское оборудование, медикаменты и другие необходимые для работы больницы позиции учреждение может только через систему государственных закупок. Вся нагрузка по размещению заказа на специализированном сайте, проведению аукциона и регистрации его результатов лежит на отделе по работе с договорами. В связи с большим объемом документов сотрудники договорного отдела не всегда могли в точно установленные сроки выполнить свою работу.
Проанализировав ситуацию, специалисты «СофтЭксперт» предложили автоматизировать процессы внутреннего документооборота с помощью ПП «1С:Документооборот 8».
В рамках консалтингового этапа проекта был составлен регламент, определяющий процесс согласования документов внутри организации, выработана оптимальная схема движения проектов договоров, а также проведена разъяснительная работа с коллективом по методологии ведения документооборота.
Кроме того, для оптимизации системы электронного документооборота в целом, были настроены шаблоны типовых бизнес-процессов, не связанные с договорной деятельностью учреждения, но позволяющие решить ряд текущих вопросов (задача регистрации документа, заявки на выполнение работ в хозяйственную службу и др.).
В результате руководство ГУЗ «Городская больница №1 г. Тулы» получило четкую и прозрачную систему по работе с государственными закупками. Сегодня инициатор заключения государственного контракта может в любой момент времени проверить статус заказа: размещена ли заявка на сайте, когда прошли торги, каковы результаты аукциона, кем и когда подписан договор на поставку и пр.
Благодаря автоматизации процессов документооборота, руководитель учреждения получил возможность ставить задачи своим подчиненным и контролировать их исполнение. Исполнительская дисциплина существенно выросла, необходимые документы оформляются в установленные сроки.
