Согласование одного договора между генеральным директором и его заместителями длилось до двух часов, между руководителями подразделений - до 4 часов. Топ-менеджеров фабрики не устраивали длительные сроки поиска и получения необходимых документов сотрудниками, связанный с этим низкий уровень исполнительской дисциплины, имевшие место случаи утери документов.
Для совершенствования договорной деятельности было решено внедрить систему электронного документооборота. Специалисты компании «СофтЭксперт» рекомендовали использовать систему «1С:Документооборот 8 КОРП». При этом учитывались не только функциональные возможности системы, позволявшие организовать СЭД в короткие сроки и без серьезных доработок, но и возможность использования ранее приобретенных лицензий на «1С:Предприятие 8», что давало значительную экономию средств.
За 17 рабочих дней специалистами «СофтЭксперт» было проведено экспресс-обследование существующих бизнес-процессов согласования, утверждения и учета договоров. Было установлено, что ключевые регламенты работы с документами безнадежно устарели.
Приняв во внимание рекомендации специалистов «СофтЭксперт», руководство фабрики поставило задачу кардинальной перестройки самого процесса работы с документами. После того, как вступил в силу разработанный «СофтЭксперт» корпоративный регламент работы с электронными документами, началось поэтапное внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Все структурные подразделения были задействованы уже через 64 рабочих дня.
В результате внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» ЗАО МОФ «Парижская коммуна» получила следующие преимущества:
- сроки согласования организационно-распорядительной документации сократились на 30%;
- время получения руководителями различных уровней отсканированных документов сократилось с нескольких часов до 5 минут;
- контроль сроков согласования документов усилился – система позволяет отслеживать каждый этап согласования;
- повысилась исполнительская дисциплина;
- случаи утери бумажных оригиналов документов были сведены к минимуму.
В процессе автоматизации документооборота фабрики был принят ряд дополнительных решений по его оптимизации. Например, вслед за договорами и организационно-распорядительной документацией в электронную форму была переведена вся работа со служебными записками. Исключение из обращения «лишних» бумажных документов позволило повысить скорость решения оперативных вопросов и существенно сократить затраты на бумагу.
