Скрытые возможности 1С:Документооборот для крупного и среднего бизнеса
Дата внедрения: 2022
Дата занесения: 17.02.2022
Отрасль: Услуги
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота




Классическая роль системы электронного документооборота (СЭД) заключается в регистрации и поиске документов, исполнении и контроле поручений, согласовании и подписании проектов документов. Но возможности 1С:Документооборот в инфраструктуре современной организации гораздо шире. Систему также стоит рассматривать, как:

  • центральный узел информационного пространства организации;
  • коммуникационный центр;
  • средство обмена документами с внешними организациями.

Именно эти возможности 1С:Документооборот мы предложили задействовать для решения возникшей проблемы, когда к нам за помощью обратились представители крупного оборонного предприятия.

Одна из особенностей оборонных предприятий — это работа в закрытом контуре. Системам запрещен выход в открытый доступ в связи с требованиями безопасности и секретности. Обычно такие предприятия имеют внутренний, полностью закрытый контур, например, для обмена бухгалтерскими документами, и внешний, защищенный, для взаимодействия с другими системами.

Для эффективной работы внутреннего и внешнего контура в программе 1C мы настроили электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет создавать документы внутри системы, передавать их по операционным механизмам на согласование, там же ставить электронную подпись и сразу оформлять. Система полностью автоматизирована и фиксирует всю связанную с документом информацию, исключая риск ее потери при переходе из контура в контур.

Компания «СофтЭксперт» сотрудничает с оптовыми поставщиками бытовой техники и IT-оборудования, с производителями газового оборудования, агрохолдингами, металлообрабатывающими, фармацевтическими и оборонными предприятиями, а также компаниями из сферы услуг. Ниже рассказываем, как система ЭДО применяется в этих отраслях.

 

Документооборот как центральный узел информационного пространства

В любой крупной организации, группе компаний, промышленном предприятии действует несколько информационных систем. Это бухгалтерия, кадровая система, ERP и прочие программные продукты, которые требуются конкурентоспособному бизнесу. В то же время документы объединяют различные вопросы деятельности, структурные подразделения и бизнес-процессы.

Система 1С:Документооборот не только переводит документопотоки в электронный вид, но и обладает встроенным веб-сервисом, позволяющим интегрироваться и обмениваться информацией с любыми другими системами. С рядом продуктов 1С (например, 1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) есть, так называемая, бесшовная интеграция, совмещающая возможности нескольких программных продуктов в рамках одного пользовательского интерфейса.

Документооборот как коммуникационный центр

1С:Документооборот — это система, к которой имеет доступ большая часть сотрудников любой организации. В ней фиксируют выполнение задач по документам, проводят мероприятия, пользователи ищут доступные им документы. Все чаще систему используют как коммуникационный центр. Особенно это актуально в условиях удаленной работы.

Возможности функционала позволяют оперативно собрать онлайн-конференцию прямо в системе документооборота, без привлечения других программных продуктов. Также для пользователей предусмотрен удобный форум, чат, позволяющий общаться в разрезе конкретных документов (например, обсудить согласующийся договор) и поддержка мобильных клиентов, что крайне удобно во время командировок. Мобильный клиент позволит руководителю проконтролировать исполнение задач, дать поручение, согласовать важный документ.

Документооборот как средство обмена документами с внешними организациями

Именно в системе документооборота регистрируется вся входящая и исходящая корреспонденция организации. Система функционально отвечает за общение предприятия с другими организациями. Документы регистрируются независимо от канала поступления (бумаги, электронная почта, канал ЭДО).

Например, оборонные предприятия применяют специализированные средства защиты и также регистрируют в 1С:Документооборот поступающую по электронным каналам документацию. Контрагент моментально получает договор, направленный по каналу ЭДО. За счет скорости обмена информацией, предприятие получает значительное преимущество и эффективность бизнеса возрастает.

Заключение

Разумеется, все указанные плюсы работают вместе. Полученный по ЭДО документ попадает в учетные системы за счет интеграционных модулей, а коммуникационный центр обеспечивает эффективную коллективную работу.

С внедрением ЭДО вы экономите свое время, лучше контролируете бизнес-процессы и можете сосредоточиться на выполнении ключевых задач. Оставляйте заявку на сайте, наши специалисты свяжутся с вами, чтобы вы могли использовать возможности 1C:Документооборот для развития вашего бизнеса.