Дата внедрения: 2021
Дата занесения: 16.09.2021
Отрасль: Информационные технологии
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота




Предпосылки возникновения задачи

Заказчик ведет деятельность в области оказания услуг. Как следствие, в документообороте Заказчика активно развиты сегменты договорной и бухгалтерской документации. Создается большое количество договоров, спецификаций, актов оказания услуг.

При этом договорная деятельность от создания и согласования проекта до утверждения и регистрации ведется в системе «1С:Документооборот», а работа с актами оказания услуг – в «1С:Бухгалтерия».

При обращении Заказчик сформулировал задачи:

  • обеспечить хранение электронных образов актов оказания услуг;
  • обеспечить быстрый и удобный поиск договоров и актов оказания услуг;
  • исключить случаи потери документов.

При этом количество ручных операций при создании хранилища должно быть сведено к минимуму, то есть оно должно формироваться в автоматическом режиме.

Задача

Обеспечение автоматического формирования архива электронных образов актов оказания услуг.

Решение

  • Разработка интеграционного модуля, обеспечивающего совместную работу систем «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерия».
  • Настройка плана обмена для целевых объектов (документов) и справочников.
  • Указание таймера синхронизации, отвечающего за периодичность передачи информации между системами.

Механизм работы электронного архива

Роль хранилища электронных образов традиционно берет на себя система документооборота. Благодаря интеграции систем при создании акта оказанных услуг в «1С:Бухгалтерия» такой же связанный с договором акт автоматически создается в «1С:Документооборот». Далее акт направляется по системе внешнего документооборота ЭДО для подписания контрагентом. Подписанные акты получают статус «Завершен».

При получении статуса «Завершен» в систему документооборота передается файл печатной формы акта оказания услуг в формате .pdf и архив с сертификатами электронной подписи. Переданные данные прикрепляются к уже существующей карточке акта. Карточка документа получает статус «Подписан», поле «Этап» заполняется значением «В архиве».

Таким образом, в автоматическом режиме происходит формирование архива электронных образов актов оказанных услуг, связанных с договорами. При этом соблюдается принцип разового ввода информации: документ вводится в одной системе один раз.

Архив предоставляет быстрый и удобный поиск бухгалтерской документации по контрагентам и регистрационным номерам с учетом диапазона дат. Каждый документ в архиве обладает связями с другими документами, позволяющими видеть картину выполнения работ по договору в полном объеме.

Интеграционный модуль, разработанный в рамках реализации решения, позволяет направить любой файл документа, находящийся в «1С:Документооборот», в «1С:Бухгалтерия» в виде произвольного электронного исходящего документа, который также можно направить контрагенту для подписания по ЭДО.

Эффекты

В результате реализации решения:

  • обеспечено структурированное хранение электронных образов актов оказания услуг;
  • обеспечен быстрый и удобный поиск договоров и актов оказания услуг;
  • исключены случаи потери документов;
  • количество действий пользователей максимально сокращено, процесс автоматизирован.

Достигнуты следующие эффекты:

  • сокращены временные затраты;
  • уменьшены трудозатраты;
  • снижена вероятность совершения ошибок пользователями.

Контактная информация:

  • Тарасова Елена Генриховна
    Должность: руководитель отдела делопроизводства,
    Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
    E-mail: 187@sfx-tula.ru