Дата внедрения: 2014, февраль
Дата занесения: 01.09.2014
Отрасль: Здравоохранение
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: ГУЗ «Городская больница № 1 г.Тулы»

Внедрённые продукты: «1С:Документооборот 8 ПРОФ»
Количество рабочих мест: 125

ГУЗ «Городская больница № 1 г.Тулы» - многопрофильное лечебно-профилактическое учреждение, оказывающее экстренную и плановую помощь детскому и взрослому населению города Тулы и Тульской области. В составе больницы три поликлиники, в том числе детская, а также до 20-ти параклинических и других функциональных общебольничных подразделений. Практически все отделения стационара являются специализированными. 

Согласно закону, приобретать медицинское оборудование, медикаменты и другие необходимые для работы больницы позиции учреждение может только через систему государственных закупок. Вся нагрузка по размещению заказа на специализированном сайте, проведению аукциона и регистрации его результатов лежит на отделе по работе с договорами. В связи с большим объемом документов сотрудники договорного отдела не всегда могли в точно установленные сроки выполнить свою работу.

Проанализировав ситуацию, специалисты «СофтЭксперт» предложили автоматизировать процессы внутреннего документооборота с помощью ПП «1С:Документооборот 8».

В рамках консалтингового этапа проекта был составлен регламент, определяющий процесс согласования документов внутри организации, выработана оптимальная схема движения проектов договоров, а также проведена разъяснительная работа с коллективом по методологии ведения документооборота.

Кроме того, для оптимизации системы электронного документооборота в целом, были настроены шаблоны типовых бизнес-процессов, не связанные с договорной деятельностью учреждения, но позволяющие решить ряд текущих вопросов (задача регистрации документа, заявки на выполнение работ в хозяйственную службу и др.).

В результате руководство ГУЗ «Городская больница №1 г. Тулы» получило четкую и прозрачную систему по работе с государственными закупками. Сегодня инициатор заключения государственного контракта может в любой момент времени проверить статус заказа: размещена ли заявка на сайте, когда прошли торги, каковы результаты аукциона, кем и когда подписан договор на поставку и пр.

Благодаря автоматизации процессов документооборота, руководитель учреждения получил возможность ставить задачи своим подчиненным и контролировать их исполнение. Исполнительская дисциплина существенно выросла, необходимые документы оформляются в установленные сроки.