Дата внедрения: 2012, ноябрь
Дата занесения: 13.12.2012
Отрасль: Бюджетные организации
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: Администрация города Подольска

Внедрённые продукты: взаимосвязанной автоматизированной системы электронного документооборота
Количество рабочих мест: 105

О КЛИЕНТЕ


Администрация города Подольска Московской области.

СРОКИ РЕАЛИЗАЦИИ


1 этап: март 2012 – июль 2012 года;

2 этап: октябрь 2012 – ноябрь 2012 года.

КЕМ ОСУЩЕСТВЛЯЛСЯ ПРОЕКТ


Работы по внедрению системы осуществляет компания «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы».

ЗАДАЧА / ЦЕЛЬ ВНЕДРЕНИЯ

Основной целью проекта является организация единой, полной, взаимосвязанной автоматизированной системы электронного документооборота (далее - АСЭД) администрации города Подольска, а именно:

  • упорядочивание и автоматизация технологических процессов регистрации, учета и хранения входящей корреспонденции, обращений граждан;
  • упорядочивание и автоматизация технологических процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) исходящих и внутренних документов администрации, а также распорядительных документов;
  • организация и упорядочивание работы с документами (проектами документов) между подразделениями администрации (в том числе с территориально удаленными);
  • автоматизация процесса контроля исполнительской дисциплины служащих администрации;
  • настройка функций отдельных бизнес-процессов и их интеграция в АСЭД, реализация дополнительных требований к системе;
  • снижение трудозатрат (материальных, временных) на подготовку, согласование и утверждение (подписания) исходящих и внутренних документов администрации;
  • повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности;
  • создание предпосылок для перехода к безбумажному документообороту с использованием средств ЭЦП и шифрования;
  • автоматизация процессов подготовки необходимых справочных и отчетных документов должностным лицам различного ранга;
  • создание предпосылок для оказания муниципальных услуг в электронном виде.

СУТЬ ПРОЕКТА

С марта 2012 года началось внедрение системы «Дело-Предприятие» в Администрации города Подольска. До этого времени работа с документами (регистрация входящих, исходящий, работа с обращениями граждан, контроль исполнения документов) осуществлялась в разных программах, не связанных между собой. Это вызывало сложности контроля исполнения поручений по документам, сбора необходимой статистики по документам и поручениям, осуществления поиска информации и др.

Руководством администрации было принято решение автоматизировать документооборот более рациональными методами и технологиями. Выбор был сделан в пользу системы «Дело-Предприятие», которая отвечает всем требованиям и стандартам в области ведения электронного документооборота и успешно работает в различных органах исполнительной власти Российской Федерации, Правительстве Московской области, большом количестве муниципальных образований Московской области.

Сначала было закуплено 5 рабочих мест системы «Дело-Предприятие» для пилотного проекта. За время работы были рассмотрены технологические возможности системы применительно к функциям документооборота администрации городского округа Подольск. Отмечена гибкость системы, ее масштабируемость, возможность многовариантности решений, соответствие классической схеме документооборота, принятой в администрации. Было принято решение о полнофункциональном внедрении системы в два этапа.

Первоочередные участки запуска системы в эксплуатацию были определены в соответствии с поставленными целями проекта. На первом этапе в проекте участвовали глава города, заместители главы города, секретариат главы и заместителей главы города, приемные органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации города, управление делами и комитет по строительству и архитектуре администрации обеспечивалось рабочими местами до конечного пользователя. Общее количество рабочих мест в рамках 1 этапа проекта – 55 рабочих мест, закуплены опции «Дело-WEB», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами», «Поточное сканирование». Таким образом, рабочими местами системы «Дело-Предприятие» было обеспечены все ключевые звеньях документооборота аппарата администрации, а также каждое структурное подразделение Администрации на «точках входа» документов.

На втором этапе внедрения (октябрь 2012) были установлены еще 50 рабочих мест – для руководителей органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации города и их помощников. Расширено количество рабочих мест опции «Сканирование» в подразделениях администрации, закуплена опция «Портфель руководителя».

ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

1. В начале процесса внедрения было проведено обследование процессов делопроизводства и маршрутов движения документов в администрации. Во время обследования была изучена специфика документационного обеспечения, проведен анализ документопотоков администрации, выявлены «узкие» места действующей схемы документооборота и основные требования к АСЭД. Особое внимание было уделено детальному анализу документационного взаимодействия между подразделениями и аппаратом Администрации.

Проведение обследования позволило скорректировать отдельные задачи 1 этапа проекта, уточнить порядок и состав работ последующих этапов внедрения.
По результатам обследования была выработана технология обработки документов на следующих участках (модулях):

  • «Приемная: входящая корреспонденция»,
  • «Приемная: исходящая корреспонденция»,
  • «Приемная: внутренняя корреспонденция»,
  • «Входящая корреспонденция»,
  • «Исходящая корреспонденция»,
  • «Внутренняя корреспонденция»,
  • «Обращения граждан»,
  • «Распорядительные документы»,
  • «Контроль исполнения поручений»,
  • «Отчетные формы».

2. В процессе настройки АСЭД были проведены работы по приведению АСЭД к единой технологии делопроизводства и электронного документооборота во всех структурных подразделениях администрации и настройке отдельных опций системы.

3. Запуск функциональных модулей АСЭД производился последовательно в рамках этапа адаптации АСЭД под специфику и задачи проекта. Данный этап предполагал доработку и настройку функционала системы с учетом специфики задач проекта в рамках отдельных программных модулей АСЭД.

4. Далее было проведено обучение пользователей системы (групповое) и поэтапный ввод системы в эксплуатацию параллельно с индивидуальной подготовкой и написанием инструкций по работе с каждым модулем системы.

5. Проведение авторского надзора за работой пользователей в процессе ввода в эксплуатацию системы позволило произвести ее мягкий запуск. В течение этого времени произошла окончательная адаптация пользователей системы, были апробированы все бизнес-процессы в реальной работе с документами и произведена окончательная настройка системы с учетом особенности работы пользователей, выявленных в процессе обучения и опытной эксплуатации.

Первый этап проекта с запуском в эксплуатацию 55 рабочих мест составил 4 месяца.
Второй этап по масштабированию системы на 50 рабочих мест, обучению новых пользователей и авторскому надзору составил 2 месяца.

ОСОБЕННОСТИ РЕАЛИЗАЦИИ

Особенностью реализации проекта было внедрение системы на достаточно большом количестве территориально распределенных рабочих мест. Поэтому внедрение системы и ее запуск было решено производить по модулям. Это позволило осуществить единовременный запуск системы в промышленную эксплуатацию на всех обозначенных участках автоматизации документооборота в довольно сжатые сроки.

Второй особенностью проекта стал большой набор отчетных и печатных форм в рамках модулей «Входящая корреспонденция» и «Обращения граждан».

РЕЗУЛЬТАТ

В настоящее время АСЭД «ДЕЛО» используют в работе все подразделения администрации города Подольска, создано единое информационное пространство между ними.

В ходе выполнения работ были реализованы следующие задачи:

  • Обеспечение работы специалистов территориально удаленных подразделения в единой базе данных, применив технологию удаленного доступа, реализованную подсистемой «Дело-WEB».
  • Своевременное извещение сотрудников о совершенных событиях в системе через электронную почту с помощью опции «Оповещение и уведомление». Данная возможность ускоряет и упрощает работу с документами конечного пользователя, информирует их о приближении сроков, связанных с исполнением поручений и документов, визированием или подписанием проектов документов и т.д.
  • Повышение эффективности обработки внутренних документов и проектов документов за счет электронного согласования.
  • Повышение наглядности процесса управления потоками документов за счет формирования поручений и отчетов исполнителей в электронном виде.
  • Использование опций «Поточное сканирование» и «Сканирование» позволило значительно ускорить процесс работы с документами и их перевода в электронный вид. Удалось сократить расходы на распечатку, копирование и доставку документов в бумажном виде.
  • Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечила многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.
  • Реализована возможность удаленной работы руководителей в системе при помощи опции «Портфель руководителя», что позволило оперативно получать документы, необходимые для работы.
  • Сокращение времени на поиск необходимых и связанных с ними документов.
    Широкий спектр возможностей системы «ДЕЛО» привлек внимание руководителей Управлений администрации, вследствие чего было принято решение о приобретении дополнительных рабочих мест и опций системы для некоторых Управлений администрации города. Постепенное масштабирование системы «ДЕЛО» происходит в администрации и в настоящее время.

ПЕРСПЕКТИВЫ

В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭЦП, обмен документами с различными муниципальными учреждениями, что существенно облегчит контроль за прохождением документов в подчиненных организациях, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.