Дата внедрения: 2011
Дата занесения: 22.07.2011
Отрасль: Строительство
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: ОАО Центргаз

Внедрённые продукты: Дело-Предприятие / Дело-WEB / опция «ЭЦП и Шифрование» / опция «Оповещение и Уведомление»
Количество рабочих мест: 162

С июля 2010 года началось внедрение системы «Дело-Предприятие» в ОАО «Центргаз». До этого времени работа с документами осуществлялась в программе DocNavigator. Данный программный продукт вызывал сложности контроля исполнения поручений, сбора необходимой статистики по документам и поручениям, осуществления поиска информации и более детализированной настройки прав пользователей.

Руководством компании было принято решение автоматизировать документооборот более рациональными методами и технологиями. Выбор был сделан в пользу системы «Дело-Предприятие», которая отвечает всем требованиям и стандартам в области ведения электронного документооборота и успешно работает в схожих по деятельности организациях OOO «Газпром трансгаз Москва», ЗАО «Газпром инвест Юг», ОАО «Газпром космические системы», Московское УЭГ (филиал ООО «Газпром трансгаз Москва»), Управление по эксплуатации Делового Центра (филиал ООО «Газпром трансгаз Москва») и т.д.

Специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены следующие работы: обследование и анализ делопроизводства и документооборота организации, установка программного обеспечения, настройка базы данных, обучение специалистов. В результате обследования были разработаны схемы движения документов от момента их создания до списания в дело на следующих участках: входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, договоры.

В ходе выполнения работ были реализованы следующие задачи:

  • обеспечение работы в едином информационном пространстве. Для этого выполнены работы по конвертации данных из старой системы в систему «Дело-Предприятие».
  • обеспечение работы специалистов территориально удаленного подразделения в единой базе данных, с применением технологии удаленного доступа, реализованного подсистемой «Дело-WEB».
  • своевременное извещение сотрудников о совершенных событиях в системе через электронную почту с помощью опции «Оповещение и Уведомление». Данная возможность ускоряет и упрощает работу с документами конечного пользователя, информирует их о приближении сроков, связанных с исполнением поручений и документов, визированием или подписанием проектов документов и т.д.
  • повышение эффективности обработки внутренних документов и проектов договоров за счет электронного согласования. Для реализации этой задачи была закуплена опция «ЭЦП и шифрование».

На первом этапе участвовали руководители структурных подразделений, секретариат, департаменты и отделы компании, что дало возможность обеспечить оперативный доступ к необходимым документам и их взаимодействие.

В рамках развития автоматизированной системы электронного документооборота была произведена закупка дополнительных мест подсистемы «DELO-Web». В настоящее время в системе работают все сотрудники предприятия, что повышает эффективность и качество работы сотрудников компании.

Общее число автоматизированных рабочих мест: 162, из них 12 рабочих мест системы «Дело-Предприятие», 150 рабочих мест подсистемы «DELO-Web», 32 места опции «ЭЦП и Шифрование», 60 мест опции «Оповещение и Уведомление.