Дата внедрения: 2010
Дата занесения: 05.05.2011
Отрасль: Образовательные учреждения
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: ГОУ ВПО Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н.Толстого

Внедрённые продукты: ДЕЛО-Предприятие
Количество сотрудников: 47

Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого (ТГПУ) является единственным профессиональным педагогическим учебным заведением высшего профессионального образования Тульского региона. ТГПУ входит в десятку лучших педагогических вузов России.

ТГПУ имеет 54 кафедры и 12 факультетов, Центр довузовской подготовки и профессиональной ориентации, областной лицей при ТГПУ им. Л.Н.Толстого. В вузе обучается около 7 тысяч студентов и двухсот аспирантов.

Для эффективного управления таким университетом необходимы различные ресурсы, в том числе и информационные для автоматизации процессов управления. Деятельность любой организации регламентируется документами, ни для кого не секрет, что чем больше организация, тем больше рождается документов. Не утонуть в море документации поможет автоматизированная система, которая позволит упорядочить работу с документами, обеспечить доступ всех подразделений к общим регламентам и тем самым исключить ненужное дублирование одного и того же приказа или письма.

Для решения этих задач руководство университета, изучив рынок передовых технологий в области автоматизации документооборота, выбрало систему «ДЕЛО».

При выборе системы был учтен положительный опыт работы других ВУЗов России в системе «ДЕЛО», а также тот факт, что на текущий момент более 200 ВУЗов стали участниками программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи», ТГПУ им. Л.Н. Толстого один из них. Преподавание в ВУЗах дисциплин по делопроизводству и документообороту на основе системы «ДЕЛО» уже дает свои результаты, выпускники владеют знаниями, как по практическому применению данной системы, так и по ее настройке.

Для проверки функциональных возможностей системы и возможности адаптации под специфику университета в конце 2009 года было приобретено 2 рабочих места системы «ДЕЛО». На участках входящая и исходящая корреспонденция проводилось тестирование.

Убедившись в высокой надежности и функциональности системы, руководство университета в марте 2010 года принимает решение о проведении нового этапа автоматизации документооборота и закупке рабочих мест системы электронного делопроизводства и документооборота на платформе системы «ДЕЛО» (далее СЭДД) для расширения и развития.
1 июня 2010 года в промышленную эксплуатацию была запущена СЭДД с общим количеством рабочих мест 47.

В результате работы по двум этапам внедрения были автоматизированы следующие модули:

  • входящая документация;
  • исходящая документация;
  • организационно-распорядительные документы университета (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу студентов);
  • кадровые документы;
  • внутренние документы подразделений;
  • договоры структурных подразделений.

На этом документооборот университета не ограничивается, основная часть перечисленных модулей представляет собой типовой документооборот любой организации. Университет среди прочих организаций имеет свою специфику, в том числе и в управлении. Общее руководство университетом осуществляет выборный представительный орган Ученый совет университета, а также Совет при ректоре. Документы данных советов регламентируют работу университета в целом.

Для повышения эффективности планирования работы университета и его управления, а также для усиления контроля исполнения Постановлений Ученого совета и Совета при ректоре была предложена к рассмотрению схема работы с данными документами в СЭДД.

В настоящее время настроены и проходят апробацию модули работы с документами Ученого совета и Совета при ректоре.

Руководством университета был оценен эффект, полученный от внедрения системы уже на первых этапах:

  • появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;
  • увеличилась продуктивность работы с проектами документа в части согласования и утверждения его в электронном виде;
  • усилился контроль исполнения поручений ректора и проректоров;
  • применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило отказаться от рассылки бумажных копий документа, что значительно снизило постоянные затраты университета: на расходные материалы для копировально-множительной техники; на бумагу; на освобождение физического места для хранения информации в бумажном виде;
  • существенно сократились затраты времени на обработку информации;
  • повысилась оперативность получения необходимой информации - появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.

В планах развития электронного документооборота университета рассматривается подключение к СЭДД кафедр факультетов, автоматизация архива университета, применение технологии юридически значимого документооборота.

Работы по автоматизации документооборота Тульского государственного педагогического университета им. Л.Н.Толстого проводились сотрудниками компании «СофтЭксперт» (г. Тула), являющейся Золотым дилером компании «Электронные офисные системы».