Дата внедрения: 2007
Дата занесения: 01.04.2011
Отрасль: Бюджетные организации
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: Органы исполнительной власти и подразделения аппарата администрации Тульской области

Внедрённые продукты: Дело-Предприятие
Количество сотрудников: 331

Ситуация к началу реализации проекта:

Построением системы электронного документооборота в Тульской области начали заниматься с 1994 года с программы «Письмо», которая решала задачи обработки обращения граждан и ежегодно вводилась в действие очередная программа. При создании системы не были выработаны требования к унификации, в результате чего не было создано единой технологии взаимодействия этих блоков. Программные и аппаратные средства, на которых были разработаны программы, устарели. 

Учитывая современные требования к автоматизации, задачам, которые ставятся по повышению эффективности и качеству управления, по обеспечению прозрачности деятельности государственных и муниципальных служащих было принято решение о переходе на новые технологии.

Цели проекта:

Построение единого информационного пространства на всей территории Тульской области. 

Выбор системы: 

В качестве базовой платформы была выбрана российская разработка «Дело-Предприятие» компании «Электронные Офисные Системы» г. Москва. В настоящее время данной разработке отдали предпочтение 18 субъектов РФ, что свидетельствует о соответствии ее требованиям, предъявляемым государственными структурами.

Реализация проекта. Ход выполнения работ:

Для достижения поставленной цели был принят проект автоматизации, рассчитанный на несколько последовательных этапов, каждый из которых решал задачи постепенного безболезненного перехода к безбумажным технологиям и построению межведомственного юридически значимого электронного документооборота на уровне субъекта.

I этап: 2007 г.

На I этапе внедрения произведена адаптация системы к особенностям организации работы с документами, настроены участки поточного сканирования, разработана система аналитических отчетов и необходимые выходные печатные формы. 

Автоматизированы приемные органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации области. Всего на данном этапе было приобретено 150 клиентских мест системы «Дело-Предприятие».

II этап: 2008 г.

На II этапе автоматизированы секретариат губернатора области, секретариаты заместителей губернатора области, представительство администрации Тульской области при Правительстве РФ (на правах комитета), управление по работе с обращениями граждан, управление делопроизводства со всей служебной корреспонденцией.

Усовершенствованы технологии обработки обращений граждан, в т.ч. поступивших через портал, увеличена скорость реагирования на запрос за счет сокращения времени при взаимодействии органов власти в процессе рассмотрения обращения гражданина.

III этап: 2009 г.

На III этапе проекта рабочими местами были обеспечены 221 пользователь, что позволило расширять ее функционал. Автоматизирована обработка актов органов государственной власти, законов и законопроектов, актов губернатора и администрации Тульской области.  

Разработаны технологии, которые обеспечили сокращение ручной обработки документов: автоматическое формирование областного электронного банка правовой информации и электронного банка правовой информации, автоматическое фиксирование поручений из многопунктовых документов в систему электронного документооборота, автоматическая регистрация факсимильных сообщений в систему электронного документооборота с последующей автоматической маршрутизацией в системе по заданным алгоритмам. 

IV этап: 2010 г.

На IV этапе проекта в 2010 году рабочими местами были обеспечены 321 пользователь. К началу 2010 года все основные технологические процессы в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области были отлажены и оптимизированы. Это позволило перейти к непосредственному решению вопросов по организации юридически значимого документооборота и построению системы электронного взаимодействия на уровне субъекта.

Разработан регламент работы с электронной цифровой подписью, который определяет юридическую значимость документов и проект Соглашения об электронном взаимодействии.

Органами местного самоуправления было закуплено 370 рабочих мест системы и программное обеспечение для реализации функций юридически значимого документооборота. 

Результаты проекта и перспективы развития

Отлажены и оптимизированы все основные технологические процессы по обработке документов и электронному взаимодействию. В работе применяются новейшие технологии по оцифровке документов, технологии, обеспечивающие сокращение ручной обработки, технологии безбумажного документооборота, комплекс модулей статистических и аналитических отчетов, обеспечивающих сбор информации в нужном разрезе. Правовая поддержка юридически значимого документооборота обеспечена соответствующими регламентами.

Ключевые участники системы электронного взаимодействия на уровне субъекта - органы исполнительной власти, подразделения аппарата администрации Тульской области и органы местного самоуправления (27 муниципальных образований на уровне района, также 5 поселений) автоматизированы и уже работают в системе электронного взаимодействия. 

Таким образом, уже можно сказать, что на территории Тульской области создан стандарт по автоматизации документооборота, который обеспечит на последующих этапах вовлечение в систему электронного взаимодействия все органы местного самоуправления Тульской области, а также предприятия и организации, готовые к электронному взаимодействию. 

Важно было, чтобы все, а особенно главные участники включились в процесс, поэтому на следующих этапах планируется обеспечить рабочими местами автоматизированной системы должностных лиц администрации Тульской области, руководителей органов исполнительной власти и подразделений аппарата Тульской области, глав муниципальных образований.