Дата внедрения: 2010, март
Дата занесения: 25.03.2011
Отрасль: Бюджетные организации
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: Федеральное государственное учреждение культуры "Тульский государственный музей оружия"

Внедрённые продукты: ДЕЛО
Количество сотрудников: 10

Заказчик:

Тульский государственный музей оружия один из старейших музеев России. В его коллекции представлены экспонаты, рассказывающие об эволюции оружия с конца XVI века до наших дней. В экспозиции представлены все основные образцы, стоявшие на вооружении российской армии, а также оружие Западной Европы и Востока.

Ситуация к началу проекта:

В Тульском государственном музее оружия документооборот подразделяется на два направления: документы, касающиеся специфики музейной деятельности и управленческие документы.

Первая часть документов автоматизирована с помощью соответствующих специализированных программных продуктов, остальная же часть фиксировалась в бумажных журналах регистрации. Принятие решения о внедрении системы электронного документооборота было обусловлено необходимостью упорядочить и облегчить работу с управленческими документами.

Цели проекта:

Систематизировать и автоматизировать работу с управленческой документацией, наладить обмен документами с удаленными подразделениями музея.

Выбор системы:

Выбор системы «ДЕЛО», как базовой, для автоматизации документооборота в Музее, обусловлен высокой надежностью решения, его соответствием российским стандартам документооборота, простотой установки и масштабируемостью. 

Решения ЭОС давно и успешно применяются во многих учреждениях культуры. Так, систему «ДЕЛО» используют Государственная Третьяковская галерея, Государственный Эрмитаж, Центральный дом народного творчества, Государственный историко-культурный музей-заповедник «Московский Кремль», ВГИК и другие. Кроме того, на базе системы «ДЕЛО» автоматизирован документооборот в Министерстве культуры РФ.

Реализация проекта. Ход выполнение работ:

В проекте участвуют руководитель Музея, его заместители и все подразделения, всего в системе «ДЕЛО» работают 10 пользователей. Для повышения эффективности использования системы и удобства работы с документами была закуплена опция «Сканирование» на 1 рабочее место.  

В ходе реализации первого этапа автоматизации документооборота Музея оружия решались задачи упрощения ведения реестра договоров, внешней переписки и переписки с удаленными подразделениями, облегчения поиска документов и доступа к нужной информации, а также налаживание управленческого контроля движения документов.

Результаты проекта:

В результате реализации проекта в каждом подразделении Музея были установлены по одному рабочему месту системы «ДЕЛО». Организована регистрация входящей и исходящей документации, приказов по основной деятельности. Разработана схема работы с входящими и исходящими договорами. Для руководства Музея настроена и отлажена схема контроля исполнения документов и поручений. Все входящие документы сканируются, таким образом, создается электронная база знаний организации.