Дата внедрения: 2008
Дата занесения: 24.03.2011
Отрасль: Услуги
Направления деятельности компании "СофтЭксперт": Автоматизация документооборота
Организация: OOO «РЭИ-Регион»

Внедрённые продукты: ДЕЛО-Предприятие
Количество рабочих мест: 14

Заказчик:

Предприятия Группы компаний РЭИ оказывают услуги в области инженерных изысканий в строительстве, разработки нормативной природоохранной документации, аналитических исследований объектов окружающей среды по заказам организаций и частных лиц на территории Москвы, Московской области и других регионов России. Все исследования и разработки проводятся на базе собственного аккредитованного Испытательного лабораторного центра при постоянном внутреннем контроле получаемых результатов, что и обеспечивает уверенность в их качестве. 

Ситуация к началу реализации проекта:

До начала внедрения программного обеспечения компании «ЭОС» документооборот в ООО «РЭИ-Регион» был автоматизирован с помощью программного комплекса «Адепт: Проект». Данный комплекс полностью не обеспечивали работу организации с документами, не было возможности печатать необходимые отчеты, а т.к. значительную часть документооборота составляет именно формирование отчетов и их согласование, то руководство приняло решение о переходе на другую систему.

Цели проекта:

Формирования единого документационно-информационного пространства, объединяющего структурные подразделения организации.

Выбор системы:

Выбор в пользу системы «Дело-Предприятие», прежде всего, обусловлен возможностями системы, которые обеспечивают все делопроизводственные операции над документами и проектами в части регистрации, согласования, контроля исполнения и формирования различных аналитических и статистических отчетных форм. Кроме того система отлично зарекомендовала себя в строительных организациях таких как, ОАО «Мордовцемент», ОАО «Мосинжстрой» и др. 

Ход выполнения работ:

В проекте участвуют: руководство организации, отдел работы с клиентами, отдел полевых работ, отдел согласований, общий отдел, испытательный лабораторный центр. В ООО «РЭИ-Регион» работают в системе «Дело-Предприятие» 14 пользователей. Для повышения эффективности использования системы и ускорения работы с документами была закуплена дополнительная опция «Поточное сканирование» на 2 рабочих места. Проект продолжается.

Результаты проекта:

Документы организации достаточно специфические, содержащие в себе различного рода информацию финансового, измерительного, аналитического характера. До внедрения системы документы формировались отдельно в разрезе каждого структурного подразделения, благодаря автоматизации документооборота с помощью системы «Дело-Предприятие» удалось объединить неоднородную информацию, что значительно сократило время на создание и обработку документов.

Отчеты о проведенных изысканиях и все разработанные проекты, и иные документы, выпускаемые в ГК РЭИ, формируются в системе «Дело-Предприятие» компании ЭОС и соответствуют всем нормам и требованиям федерального и регионального законодательства, имеют высокое качество оформления, проходят все необходимые экспертизы и согласования.

Основной особенностью внедрения системы является четко выстроенная последовательность процесса организации документооборота, хранение и регистрация документов в единой базе, разработка множества аналитических отчетных форм (финансовых документов, технической документации, входящей и исходящей корреспонденции). 

В настоящее время проводится авторский надзор для осуществления: мониторинга системы, консультационной поддержки пользователей, выборочного просмотра новых зарегистрированных в системе документов, для выявления и исправления ошибок, обновления справочников и другие.