14.08.2018

7 историй успешного использования Office 365

Корпорация Microsoft поделилась реальными кейсами из опыта применения Office 365 на 7 крупных предприятиях в Восточной Европе: Goodvalley (Украина), FIT Specialist Recruitment (Польша), Internet Mall (Чехия), Jegymester (Венгрия), Schneider Electric (Россия), Tele2 (Казахстан), Tripsta (Греция).

Напомним, Office 365 — полный пакет офисных программ и сервисов для бизнеса в облаке. Оформляя подписку, вы предоставляете своим сотрудникам коллективный, круглосуточный и повсеместный доступ к корпоративным приложениям Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, Access, Publisher, OneDrive, SharePoint и др. Office 365 ориентирован на государственные организации и образовательные учреждения (в России данное утверждение пока под сомнением из-за политики импортозамещения), небольшие семейные фирмы, крупные международные корпорации и некоммерческие организации. Подробнее о нём можно почитать в специальном разделе нашего сайта, а пока знакомимся с историями успеха.

Кейс №1: Венгерский Jegymester снизил операционные издержки за счёт перехода с бесплатного ПО на облачный Office 365

Компания Jegymester из Будапешта, владеющая популярным онлайн-сервисом по продаже билетов, на собственном примере убедилась, что бесплатное ПО обходится дороже поставляемого на коммерческой основе. Успех компании всецело зависит от стабильности доставки билетов покупателям. Сбои в работе онлайн-сервиса по продаже билетов недопустимы. Ранее Jegymester использовала так называемое «бесплатное» ПО с открытым исходным кодом. Не раз возникали ситуации, когда работа интернет-магазина останавливалась из-за ошибки в почтовой системе, и компания несла прямые убытки.

Переход на Office 365 обеспечил надёжное функционирование базы данных и обновление серверных компонентов в режиме реального времени. Поскольку все обновления программного обеспечения осуществляются в облаке автоматически, у ИТ-специалистов Jegymester остаётся больше времени на техническую поддержку клиентов и решение важных задач бизнеса.

«Стоимость подписки на Office 365 оказалась ниже затрат на обслуживание предыдущего ПО и устранения в нём ошибок, а осознание того, насколько безопасна и надёжна новая система, позволяет не думать о проблемах, и это бесценно», — комментируют сотрудники компании.

Кейс №2: Перевод ИТ-инфраструктуры в облако помогает «Tele2-Казахстан» сохранять минимальные тарифы на сотовую связь

Секрет успеха телекоммуникационной компании Tele2 — в предоставлении минимальных тарифов на мобильную связь. Однако казахстанскому подразделению сдерживать данное абонентам обещание было непросто. Развитие и поддержка локальной ИТ-инфраструктуры компании обходились очень дорого, и отбивать затраты удавалось с трудом.

Высокие издержки были обусловлены разрозненностью IT-архитектуры компании. Дело в том, что подразделение Tele2 в Казахстане развивалось путём скупки сторонних операторов. Как результат, ИТ-инфраструктура предприятия представляла собой набор разобщённых устаревших систем. Отсутствовала интеграция программных пакетов и бизнес-процессов. Процесс обмена стратегически важными данными между офисами протекал крайне медленно.

Внедрение Office 365 позволило казахстанскому Tele2 создать единую информационную среду для всех своих подразделений и интегрироваться в международную сеть бренда. Переход от локального управления ИТ-системой к централизованному упростил операционную деятельность компании. С Office 365 повысилась продуктивность деятельности подразделений. Теперь специалисты могут регулярно общаться с коллегами из других регионов в формате видеоконференций Skype для бизнеса и в групповых чатах. Проблемы решаются быстрее, рабочие группы активнее взаимодействуют между собой и имеют удобный доступ к нужной информации.

«Tele2-Казахстан» удалось не только оптимизировать затраты на обслуживание ИТ-инфраструктуры, но и снизить стоимость многих лицензий на программное обеспечение.

Кейс №3: Office 365 позволил хантерам кадрового агентства FIT Specialist продуктивно работать, не посещая офис

Динамично развивающееся кадровое агентство FIT Specialist Recruitment из Польши внедрило Office 365, чтобы сотрудники могли эффективно использовать каждый час рабочего времени, даже находясь вне офиса. Возможность использования корпоративных приложений с мобильных устройств повысила эффективность взаимодействия хантеров между собой и с клиентами. Специалисты агентства всегда на связи, всегда в рабочей сети и могут оперативно реагировать на обращения коллег и клиентов. В результате повседневные задачи решаются в разы быстрее.

«Технологии позволяют вам работать, не посещая офис: когда я еду к клиенту в другой город, в поезде я могу просмотреть отчёт, проверить статус проекта, ответить на запросы по электронной почте. Клиент получает актуальную информацию, я знаю, где мои консультанты, и могу уделить достаточно времени клиенту, сотрудникам и себе», — делится опытом гендиректор компании Малгожата Тылец-Гусаков.

Дополнительным плюсом перехода на Office 365 для FIT Specialist Recruitment является надёжность защиты данных о соискателях, гарантированная Microsoft.

Кейс №4: Почта ретейлера Internet Mall из «обузы» превратилась в автоматизированную систему управления ключевыми бизнес-процессами

Чешская компания Internet Mall владеет и управляет несколькими традиционными розничными и интернет-магазинами. Обязанность следить за технологической инфраструктурой всегда была тяжким бременем для руководства предприятия, желающего больше времени уделять росту и развитию самого бизнеса. Ситуация усугубилась, когда менее чем за 2 года количество ежедневно получаемых электронных писем выросло с 5000 до 50 000. ИТ-отделу Internet Mall стало сложно справляться со стремительно растущим документопотоком. Производительность локального почтового сервера постоянно падала. Тогда-то и было принято решение перейти на облачные технологии.

Внедрение Office 365 положило начало автоматизации рабочих процессов для ключевых бизнес-функций. Компания получила возможность делегировать значительную часть обременительных задач по управлению ИТ-инфраструктурой корпорации Microsoft. Руководству Internet Mall больше не надо заботиться ни о поддержании работоспособности электронной почты, ни о резервном копировании и реплицировании данных, ни о техническом обслуживании серверов. Всё это — на стороне провайдера.

Кейс №5: Международная компания Goodvalley объединила работу подразделений в Восточной Европе и экономит на дорогостоящих командировках

Goodvalley — датская компания-производитель с/х и пищевой продукции с активным присутствием в Польше, России и Украине. Для обеспечения эффективности работы десятков структурных подразделений необходимо было наладить культурную интеграцию и эффективную коммуникацию между рабочими группами, отладить и унифицировать бизнес-процессы.

Решить поставленные задачи позволило внедрение Office 365. Использование рабочих приложений в облаке упростило коммуникацию между сотрудниками, повысило скорость и эффективность обмена знаниями и опытом, уменьшило потребности в дорогостоящих командировках. В результате снизились административные издержки.

Кейс №6: Сотрудники компании Schneider Electric получили возможность работать и обслуживать клиентов независимо от страны пребывания

Международная компания Schneider Electric, специализирующаяся на автоматизации энергосистем и управлении ими, одной из первых перешла на комплексную систему облачных вычислений, чтобы оптимизировать работу своих специалистов в 100+ странах мира.

Office 365 был внедрён и в российском подразделении Schneider Electric. Все сотрудники получили защищённый круглосуточный доступ к приложениям Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Access, Skype для бизнеса, OneNote), а также корпоративным почтовым службам Exchange Online и Outlook. Теперь можно не бояться утечек конфиденциальной информации. Уникальная служба управления правами (RMS) в составе Office 365 защищает файлы от несанкционированного копирования и пересылки и даже не позволяет делать снимки экрана, а для безопасного подключения не требуется VPN. Безопасность данных очень важна для компании, ежедневно отправляющей сотни технических и коммерческих предложений партнёрам и клиентам и осуществляющей внутренний обмен важными документами.

Кейс №7: Греческая турфирма Tripsta обеспечила высокую рентабельность инвестиций в технологии благодаря возросшей продуктивности и эффективному взаимодействию подразделений

Афинское онлайн-бюро путешествий Tripsta работает на 55 рынках в разных странах мира и входит в пятёрку ведущих туристических компаний Европы. Сейчас в штате компании трудится более 300 человек, и эта цифра стремительно растёт.

Office 365 турфирма решила внедрить с целью усовершенствования рабочих процессов, устранения неполадок в системе управления файлами. Также руководство Tripsta надеялось на улучшение взаимодействия между подразделениями. Но результаты внедрения Office 365 превзошли все ожидания.

Теперь все сотрудники Tripsta пользуются приложениями в облаке и хранят свои рабочие файлы в OneDrive для бизнеса. Корпоративный Skype стал незаменимым средством связи в повседневной работе. Сотрудники активно используют его для обмена мгновенными сообщениями, проведения видеоконференций, групповых и индивидуальных собраний с коллегами из разных стран.

Ещё большей популярностью в компании пользуется SharePoint. Данная служба MS Office 365 применяется для автоматического составления отчётов о затратах, обмена файлами между рабочими группами и подразделениями.

Вместо заключения

Вышеприведённая коллекция историй доказывает, что покупка подписки на Office 365 является действительно рентабельной инвестицией. Переход на облачные версии офисных приложений и сервисов Microsoft — это быстрая окупаемость инвестиций, сокращение административных затрат и повышение уровня удовлетворённости сотрудников.

Приобрести пакет облачных программ Office 365 вы можете прямо на нашем сайте. Проконсультироваться по поводу выбора оптимального тарифа и плана можно по нижеуказанным контактным данным.

Контактная информация:
  • Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 230
    Андреева Наталия Александровна
    Должность: менеджер направления
    E-mail: 230@sfx-tula.ru

Источник: электронная книга Microsoft

Читайте другие статьи инфоблога «СофтЭксперт»