22.11.2017

Преимущества автоматизации документооборота

По данным на февраль 2017 года, решение «1С:Документооборот» внедрили 5000 предприятий из России и зарубежных стран. Общее количество автоматизированных рабочих мест перевалило за отметку в 500 000. При этом спрос на «1С:Документооборот» продолжает увеличиваться на 19% в год. Решение пользуется популярностью у организаций всех масштабов и сегментов рынка: у производственных предприятий, строительных холдингов, коммерческих корпораций и госучреждений.

Высокий спрос на «1С:Документооборот» обусловлен:

  • возможностью получить полностью готовое к внедрению решение с наименьшими финансовыми и временными затратами;
  • адаптивностью архитектуры программного продукта, позволяющей настраивать функционал системы в чётком соответствии со спецификой бизнес-процессов предприятия;
  • возможностью использования ПО для решения исчерпывающего перечня ECM/СЭД-задач;
  • лёгкостью интеграции с учётными системами на платформе «1С:Предприятие», в результате чего удаётся автоматизировать юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО): управление финансовыми документами, обмен с внешними контрагентами, налоговую отчётность;
  • неограниченными возможностями функционального развития и масштабирования системы;
  • повышением значимости темы управления корпоративным контентом и документооборотом (ECM/СЭД) практически во всех отраслях экономики страны.

Когда пора переходить на СЭД

Острую необходимость в автоматизации документооборота можно определить по следующим «симптомам»:

  • длительные сроки согласования приказов, распоряжений и прочей организационно-распорядительной документации (ОРД);
  • случаи утери документов внутри компании;
  • периодические срывы сделок в результате неимоверно долгого рассмотрения договоров.

Численность штата предприятия при этом не играет решающей роли. Как показывает практика, среднее число пользователей системы «1С:Документооборот» в компании может варьироваться от одного десятка до нескольких тысяч человек. Но без СЭД точно не обойтись предприятию с численностью штата от 100 человек и минимум 2-мя специалистами, занятыми в юридическом отделе.

На сегодняшний день самым крупным проектом внедрения ПП «1С:Документооборот» является автоматизация 40 000 рабочих мест в распределённых по всей стране отделениях «Почты России».

Эффекты внедрения СЭД

Построение автоматизированной системы документооборота на предприятии позволяет решить следующие задачи:

  • упорядочение документопотоков в компании;
  • создание чётких, прямых, неизменных маршрутов движения документов;
  • улучшение контроля исполнения поручений по документам;
  • упрощение контроля производительности работы как отдельных сотрудников, так и всего предприятия в целом за счёт автоматического формирования сводных отчётов и журналов;
  • повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
  • увеличение производительности труда работающих в СЭД сотрудников как минимум на 5 – 15%;
  • ускорение поиска нужных документов с нескольких часов в бумажном архиве до считанных секунд в автоматизированной системе;
  • организация синхронной работы с документом для всех, имеющих к нему право доступа, сотрудников;
  • обеспечение полной прозрачности процессов согласования договоров и ОРД;
  • устранение необходимости вручную передавать документы из подразделения в подразделение: все карточки и файлы документов доступны в режиме онлайн;
  • подготовка стандартных отчётов о движении документов в один клик;
  • возможность удалённо работать с документами с личных ПК, смартфонов и планшетов сотрудников;
  • повышение скорости реагирования на обращения клиентов и партнёров;
  • повышение качества обслуживания и лояльности заказчиков;
  • повышение эффективности планирования рабочего времени сотрудников;
  • автоматическая регистрация электронных версий документов;
  • обеспечение информационной безопасности: поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования;
  • исключение дублирования документов;
  • экономия времени сотрудников на регистрации, копировании и транспортировке документов;
  • возможность автоматического формирования отчётов и аналитических справок.

Наш опыт внедрения СЭД

Доверить внедрение СЭД в Москве, Туле, Рязани, Калуге, Владимире и других городах Центрального региона России вы можете группе компаний «СофтЭксперт». В нашем портфолио более 80 проектов автоматизации документооборота на промышленных предприятиях, в коммерческих и государственных организациях. Систему «1С:Документооборот» мы, в частности, внедрили в ПАО «Тульский оружейный завод», ПАО «НПО Стрела», ОАО «Тулаточмаш», ОАО «Полема», ОАО «Трансмаш», ОАО «Центральное конструкторское бюро аппаратостроения», ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус», ОАО «Новомосковский институт азотной промышленности», ООО «Новомосковский хлор», ООО «СКС Консалтинг» (ГК «Золотое кольцо»), ЗАО МОФ «Парижская коммуна», ЗАО «Краснобор», ООО «Инфрастрой Быково», ГУ ТО «Тулаавтодор», ГУЗ «Городская больница № 1 г. Тулы», АО «Центргаз», ООО «Тропик Интернешнл», ЗАО «Связь Инжиниринг» и др.

Опыт и профессионализм сотрудников «СофтЭксперт» подтверждены сертификатом «1С:Центра компетенций по документообороту».

Бесплатно проконсультироваться и обсудить условия возможного сотрудничества можно по нижеуказанным контактным данным.

Контактная информация:
  • Тарасова Елена Генриховна
    Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
    Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
    E-mail: 187@sfx-tula.ru