21.04.2017

В настоящее время автоматизация документооборота является одним из наиболее действенных способов повышения продуктивности работы предприятия. Особую актуальность внедрение СЭД приобрело в кризис. В сложной экономической ситуации руководители предприятий особенно остро нуждаются в эффективных инструментах управления деловыми процессами. Внедрение современных систем электронного документооборота улучшает взаимодействие между отделами и территориально распределёнными корпусами, позволяет быстрее формировать и согласовывать документы, оперативнее заключать сделки с клиентами и поставщиками. Польза автоматизации доказана результатами многочисленных исследований. Предлагаем ознакомиться со статистикой по СЭД.

Экономическая эффективность внедрения СЭД

Эффективность систем электронного документооборота в процентах

Согласно результатам исследований Siemens Business Services и ЭОС, автоматизация управления документами обеспечивает следующие бизнес-эффекты:

  • Экономия 20–30% рабочего времени в результате уменьшения рутинной нагрузки. Высвобожденные часы персонал может потратить на решение своих основных, более важных для компании задач. Кроме того, снижение рутинной нагрузки открывает дополнительные возможности для проявления инициативы.
  • Рост производительности труда сотрудников на 20–25%. Чем быстрее принимаются управленческие решения, тем быстрее распределяются и выполняются задачи по проектам.
  • Снижение стоимости архивного хранения документов на 80%. Электронный архив позволяет отказаться от аренды физических площадей для хранения документов.
  • Сокращение издержек на бумажный документооборот на 60%. Экономия достигается за счёт отказа от массового копирования и печати деловых бумаг, а также от платных почтовых и курьерских услуг.
  • Ускорение поиска нужного документа на 20%.
  • Повышение оперативности доставки документа до адресата на 20% (за счёт заранее настроенных маршрутов движения документопотоков).
  • Ускорение процедуры согласования договоров, проектов и организационно-распорядительной документации на 20%.
  • Повышение оперативности подготовки типовых отчётов о движении документов на 10%.
  • Ускорение регистрации входящих и внутренних документов на 67%.
  • Ускорение регистрации исходящих документов на 66%.
  • Ускорение подготовки типовых отчётов на 99%.
  • Ускорение поиска документов по известным атрибутам на 62,5%.
  • Сокращение времени подготовки типовых документов на 25%.
  • Ускорение согласования типового документа на 50%.
  • Ускорение процессов организации и подготовки совещаний на 25%.
  • Суммарная экономия времени благодаря внедрению СЭД достигает 60%.

Помимо количественных показателей при оценке эффективности систем электронного документооборота следует учитывать и качественные улучшения:

  1. Повышение информационной безопасности благодаря настройке прав доступа сотрудников к документам в соответствии с их должностными полномочиями.
  2. Повышение корпоративной культуры и уровня профподготовки персонала. Сотрудники привыкают использовать передовые IT-технологий в повседневной работе, деловые коммуникации между структурными подразделениями становятся более эффективными.
  3. Повышение эффективности управления документопотоками.
  4. Усиление контроля исполнения задач по документам.
  5. Возможность отслеживать все делопроизводственные процессы на предприятии в режиме реального времени.

Согласно результатам исследования Forrester Research, 38% крупнейших предприятий мира (входящих в рейтинг Fortune 500), признают критически важную значимость внедрения систем электронного документооборота для обеспечения рентабельности и конкурентоспособности бизнеса.

Эффект внедрения СЭД в денежном эквиваленте

Усреднённой статистики по сбережению и привлечению средств в результате автоматизации документооборота в РФ пока нет. Однако каждая компания ведёт внутренний расчёт экономической эффективности внедрения СЭД. Банк ВТБ24 поделился результатами такого исследования на конференции TAdviser СЭД/ECM и BPM Day, прошедшей 28 марта 2017 года. По словам начальницы управления обработки клиентских данных операционного департамента организации Светланы Дементьевой, один только электронный архив позволяет банку экономить по 265 млн ₽ в год. Эта цифра складывается из сокращения расходов на бумагу, ремонт и обслуживание копировальной техники, транспортировку и хранение печатных документов.

В дополнение к данным по экономической эффективности внедрения СЭД Светлана отметила преимущества использования систем электронного документооборота с точки зрения экологии. Сократив объёмы используемой бумаги, ВТБ24 сберегает порядка 20 000 деревьев в год.

Услуги внедрения СЭД в ЦФО

Статистика по использованию СЭД в РФ показывает стабильный рост спроса на решения «1С:Документооборот» и «ДЕЛО» от ЭОС. Оба программных продукта можно приобрести в ГК «СофтЭксперт». Мы более 13 лет внедряем СЭД «ДЕЛО» и более 6 лет «1С:Документооборот». В совокупности «СофтЭксперт» успешно реализовал свыше 80 проектов автоматизации документооборота в организациях различных отраслей. В списке наших клиентов — администрации Тульской, Московской, Рязанской, Тамбовской областей, ПАО «Тульский оружейный завод», ОАО «Калугаприбор», ГК «Золотое кольцо», ПАО «НПО Стрела», ОАО «Тулаточмаш», «Тульский областной онкологический диспансер» и др.

Заказы на поставку и внедрение систем электронного документооборота принимаются из всех городов Центрального региона России. За дополнительной информацией и бесплатной консультацией обращайтесь по телефону: 8(4872)70-02-70; доб. 187 или электронной почте: 187@sfx-tula.ru.