18.11.2016

Согласно результатам опроса TAdviser, кризис стимулирует спрос на системы электронного документооборота. И это закономерно, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование, программное обеспечение и разовые услуги внедрения. С этим приходится считаться и представителям бизнеса, и госорганам.

Эффективность автоматизации документооборота наглядно демонстрирует пример Федеральной налоговой службы. Если бы ФНС сейчас работала как прежде (с бумажными носителями), на обработку документов потребовалось бы 40 000 сотрудников. В данный же момент с этой задачей успешно справляются 4000 человек. То есть разница — в 10 раз!

Преимущества электронного документооборота перед бумажным

В каких сферах СЭД наиболее востребованы

По данным всё того же информационно-аналитического центра TAdviser, системы электронного документооборота наибольшим спросом пользуются в госсекторе (23%), сферах финансовых услуг (8,6%), строительства (6,4%), торговли (6,1%), машиностроения (5,6%) и энергетики (5%).

Отраслевое распределение СЭД

Мнение «СофтЭксперт»

О том, как обстоят дела со спросом на СЭД в Центральном федеральном округе России, мы поинтересовались у руководителя отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании «СофтЭксперт» Елены Тарасовой:

Елена Тарасова, руководитель отдела продаж и внедрения электронного документооборота«Если судить по количеству наших клиентов, то спрос на СЭД в кризис действительно растёт. За последние 2 года количество заказов на один только «1С:Документооборот» в ГК «СофтЭксперт» увеличилось на 20%. Спрос на СЭД «ДЕЛО» также остаётся стабильным, но поскольку это всегда проекты регионального масштаба, отслеживать динамику по годам здесь не представляется возможным.

Что касается отраслевого распределения спроса, то у нас ничего принципиально не изменилось. Как в докризисные времена, так и сегодня основными заказчиками систем электронного документооборота в ГК «СофтЭксперт» остаются промышленные предприятия, строительные холдинги и госсектор. В частности, в течение 2015—2016 годов мы получили заказы на:

— внедрение СЭД «1С:Документооборот» на предприятиях ПАО «Тульский оружейный завод», ОАО «Калугаприбор», ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус», ООО «Тулаоборонстрой», ЗАО «Индустрия Сервис», ООО «СКС Консалтинг», АО «Центргаз», ЗАО «Связь Инжиниринг», ООО «Тропик Интернешнл», ОАО «Тулаточмаш», ПАО «НПО Стрела»;

— развитие СЭД «ДЕЛО» (автоматизацию новых рабочих мест, обновление системы, добавление новых функций) в администрациях Тульской, Московской, Рязанской, Тамбовской областей и города Тулы».

Тенденции рынка электронного документооборота:

1) Импортозамещение. Постановление правительства от 01.01.2016 запрещает закупать зарубежное программное обеспечение для государственных и муниципальных нужд во всех тех ситуациях, когда представленные на рынке отечественные аналоги не уступают ему по качеству и функционалу. Благодаря курсу на импортозамещение российские системы электронного документооборота оказались в выигрышном положении. Такой расклад наверняка позволит им упрочить положение на рынке.

2) Интеграция с BMP-решениями. Системы электронного документооборота выходят за рамки канцелярии. Сегодня СЭД всё чаще интегрируются с BPM-решениями (программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов), сервисами интеллектуального поиска, бизнес-аналитики и коллективной работы сотрудников. К современной СЭД заказчик предъявляет такие требования, как лёгкая интеграция с другими корпоративными системами и охват всех направлений деятельности предприятия.

Мобильные приложения - одна из главных тенденций рынка СЭД

3) Переход в облака. Если раньше российские компании, боясь утечки и потери данных, отказывались разворачивать СЭД в облаках, то сегодня ситуация меняется. Забыть о потенциальных рисках предпринимателей заставили многочисленные преимущества облачных решений:

  • Сокращение расходов на IT-инфраструктуру. Развёртывание СЭД в публичном облаке позволяет сэкономить на закупках дополнительного серверного оборудования, услугах его обслуживания, содержании дополнительных специалистов в штате. (Разумеется, в случае с частным облаком нагрузка на IT-инфраструктуру предприятия, наоборот, возрастает и требует наращивания мощностей).
  • Возможность удалённого доступа в режиме 24/7. Перевод корпоративных данных в частное или публичное облако позволяет выйти за периметр информационной системы предприятия и организовать удалённый доступ для авторизованных пользователей. Благодаря данному решению сотрудники материнской и дочерних компаний могут совместно работать над задачами и документами в режиме онлайн, находящиеся на выезде специалисты всегда остаются на связи, руководитель имеет возможность согласовывать документы вне офиса, со смартфона или любого другого подручного девайса.

Учитывая политический курс, логично предположить, что облачные СЭД в России в большинстве своём будут частными и плавающими на территории страны.

4) Увеличение спроса на мобильные приложения. За один только 2015 год свыше 30 000 пользователей установили себе мобильное приложение «1С:Документооборот». В основном это были топ-менеджеры и руководители среднего звена, ответственные за согласование договоров и организационно-распорядительной документации по проектам. Однако сегодня наблюдается увеличение числа пользователей мобильных приложений СЭД и среди непосредственных исполнителей задач. Мобильная версия позволяет ответственным за реализацию проекта лицам оперативно получать информацию и предпринимать соответствующие действия по ней.

5) Использование электронных подписей. Сегодня вовсе необязательно дожидаться возвращения руководителя проекта из командировки для подписания договора. Согласующее лицо может воспользоваться электронной подписью (ЭЦП).

6) Усовершенствование инструментов поиска. По словам эксперта по управлению документацией ЭОС Натальи Храмцовской, СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В связи с этим повышаются требования к развитости их внутренних инструментов поиска и бизнес-аналитики. Чем быстрее и интеллектуальнее поиск, тем выше удовлетворённость пользователей системой.

Прогнозы относительно развития рынка СЭД

Мобильный ввод данных - прогнозируемое будущее рынка СЭД

В течение ближайших 5 лет следует ожидать эволюции систем электронного документооборота. По мнению экспертов рынка, СЭД полностью подстроятся под требования бизнеса и станут более мобильными. Что касается прогнозов на отдалённую перспективу, то они связаны с технологиями искусственного интеллекта. По предсказаниям экспертов, СЭД разовьются настолько, что смогут самостоятельно (без участия человека) готовить проекты решений по документам.

Рассмотрим прогнозы корифеев рынка более подробно:

  • Голосовое управление. «Мобилизация» СЭД подготовит почву для голосового внесения информации.
  • Мобильный ввод данных. Технологии интеллектуальной обработки наподобие Abbyy Compreno позволят добавлять электронные документы в базу посредством фотографирования оригиналов и мгновенного их распознавания.
  • Усложнение контента. Ожидается интеграция СЭД с сервисами мгновенных сообщений, IP-телефонией, мультимедийными платформами.
  • Повышение надёжности ЭЦП. В целях предотвращения случаев мошенничества электронная цифровая подпись начнёт поддерживать новые механизмы защиты и хэширования.
  • Вечные архивы. Разработчики СЭД будут вынуждены решить проблему долговременного хранения электронных документов. Если государство требует, чтобы документация в сфере атомной промышленности хранилась сотни лет, значит, система должна обеспечить такую возможность.
  • Использование «цифрового следа». Речь идёт о портрете пользователя, составленном на основе анализа его деятельности в сети. Использование «цифрового следа» позволит персонализировать поиск по электронной базе предприятия (повысить релевантность выдачи для каждого конкретного юзера), улучшить управленческие процессы (система будет подсказывать, какой сотрудник лучше всего справится с решением той или иной задачи), оценивать мотивацию и эффективность работы персонала.

Источники:

  1. Выступление Назарова Юрия Викторовича, гендиректора компании «Электронные офисные системы», на конференции «Осенний документооборот 2016».
  2. Интервью TAdviser с Еленой Ивановой, руководителем отдела маркетинга компании ЭОС.
  3. Интервью TAdviser с Александром Безбородовым, руководителем отдела разработки программ документооборота фирмы «1С».
  4. Интервью TAdviser с Дмитрием Шушкиным, замгендиректора ABBYY Россия.
  5. Видеозапись выступления Натальи Храмцовской, ведущего специалиста по управлению документацией ЭОС, на конференциях DOCFLOW 2015.
  6. Обзоры ict-online по конференции «Осенний документооборот 2016».
  7. Новости ecm.ict-online.ru.