24.11.2016

22 ноября представители образовательных учреждений Тульской области собрались в офисе ГК «СофтЭксперт», чтобы узнать о современном подходе к автоматизации рабочих процессов.

Ольга Чулицкая и Ирина Широкова. Семинар "СофтЭксперт" 22.11.2016

Тему дня в своём докладе осветила руководитель проектов бюджетного отдела Ирина Широкова. Спикер представила аудитории схему комплексной автоматизации учёта кадров, планирования и расчёта заработной платы с помощью нового программного решения «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Ирина подчеркнула, что в настоящее время большинство организаций автоматизирует лишь расчётные отделы, несправедливо обделяя кадровые службы. В результате на различных участках вводится одна и та же информация. Сначала данные в базы MS Word вносят кадровики, затем их же в MS Excel дублируют экономисты, и «для надёжности» ещё раз повторяют расчётчики в системах 1С. Такой подход неэффективен. «СофтЭксперт» выступает за работу всех подразделений в единой базе данных. Только в этом случае каждое последующее действие будет базироваться на основе предыдущего, а добавленная информация будет привносить что-то новое в общую информационную систему.

Схема формирования единой базы данных. Семинар "СофтЭксперт" 22.11.2016

Подводя итог своему выступлению, Ирина отметила, что бюджетным организациям следует стремиться к комплексной автоматизации. Не надо бояться сложности и дороговизны данного процесса. Ведь модули можно внедрять поэтапно, чтобы распределить нагрузку на сотрудников и финансовые затраты по времени.

Татьяна Климчук. Семинар "СофтЭксперт" 22.11.2016

Тему продолжила Татьяна Климчук. Инженер-программист бюджетного отдела «СофтЭксперт» на практических примерах продемонстрировала изменения программного продукта и новый функционал блока «Тарификация». Участники семинара воочию убедились в том, что новая версия ПП позволяет расчётчикам и кадровикам работать с одной версией документа, а также ознакомились с правилами ведения тарификационных списков. Пользуясь случаем, Татьяна заметила, что блок «Тарификация» является собственной разработкой компании «СофтЭксперт».

Светлана Козлова. Семинар "СофтЭксперт" 22.11.2016

Затем к микрофону вышла инженер-программист бюджетного отдела «СофтЭксперт» Светлана Козлова с рассказом об особенностях расчёта з/п и ведения учёта в редакции 3.1 «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8». Среди ключевых отличий новой конфигурации спикер отметила:

  • возможность пользоваться расширенным механизмом подготовки различных форм;
  • учёт совмещения должностей (новый документ отражает замещение одного сотрудника другим и позволяет настраивать автоматический расчёт зарплаты для совместителя);
  • учёт индивидуального рабочего времени сотрудника в будние, выходные и праздничные дни;
  • возможность производить автоматизированный расчёт удержания по исполнительному документу;
  • отображение распределения подоходного налога по соответствующим статьям финансирования;
  • сосредоточение всех регламентированных отчётов, которые необходимо сдавать учреждению, в едином блоке «Отчётность и справки»;
  • возможность подключения «1С-Отчётности» для отправки документации по онлайн-каналам напрямую в контролирующие органы и т. д.

С логической подводкой к итоговой теме семинара — «1С:Документооборот» как связующее звено для организации единого документооборота учреждения» — на сцену вернулась Ирина Широкова.

«По сути, все участки учёта представляют собой информационные потоки, из которых складывается документооборот организации. Однако в большинстве бюджетных организаций этот функционал всё ещё не автоматизирован. Это большое упущение, поскольку современные системы электронного документооборота выполняют роль транспорта для передачи документации по любому бизнес-процессу, функционирующему в учреждении», — отметила Ирина.

Елена Тарасова. Семинар "СофтЭксперт" 22.11.2016

Раскрыла тему руководитель отдела электронного документооборота ГК «СофтЭксперт» Елена Тарасова. По замечанию докладчицы, автоматизация документооборота для бюджетных и коммерческих компаний сегодня является такой же насущной необходимостью, как автоматизация бухучёта в середине 90-х. Информационные потоки подчас оказываются важнее материальных, поэтому обрабатывать их нужно максимально быстро и качественно. Сделать это можно только посредством современных систем электронного документооборота (СЭД). В частности, использование системы «1С:Документооборот» позволяет получать актуальную информацию о текущем состоянии дел, оперативно контролировать выполнение наиболее важных задач, быстро собирать всю необходимую аналитику.

В продолжение своего выступления Елена познакомила аудиторию с интерфейсом и функционалом программного продукта, а также продемонстрировала бизнес-процесс обработки информации на примере кадровых документов. На нижеприведённом слайде показан пример обработки кадровых документов, в случае когда ЦБ и все удаленные подразделения образовательной организации работают в единой базе «1С:Документооборот».

Цикл обработки кадровых документов бюджетного учреждения. Семинар "СофтЭксперт" 22.11.2016

Дабы мотивировать бюджетные учреждения быстрее перейти на электронный документооборот, Елена напомнила, что внедрение СЭД необязательно сразу же должно быть глобальным. На первоначальном этапе можно автоматизировать работу канцелярии и создать по одному рабочему месту в каждом подразделении. Также необязательно сразу переводить в электронный вид все документы учреждения — можно начать с наиболее критичных.

Ольга Чулицкая. Семинар "СофтЭксперт" 22.11.2016

Подвела итоги семинара руководитель отдела сопровождения бюджетных учреждений ГК «СофтЭксперт» Ольга Чулицкая. Она напомнила о выходе 2-х информационных писем «1С»:

  • Одно из них (от 01.08.2016) гласит о том, что решение «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» снимается с продажи, и организациям уже сейчас стоит задуматься о переходе на последнюю версию «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
  • Второе (от 18.11.2016) сообщает о завершении поддержки старых редакций конфигураций для расчёта заработной платы в 2018 году. Уже в 2017 поддержка в части отчётности по НДФЛ будет ограничена.

Ольга посоветовала государственным учреждениям уже сейчас начать готовиться к переходу на «1С:ЗКГУ», чтобы миграция прошла как можно безболезненней.

Как обычно, на протяжении всего дня гости могли задать вопрос спикерам. Если у вас тоже есть о чём спросить отдел сопровождения бюджетных учреждений «СофтЭксперт», обращайтесь: 70-02-10, доб. 134 или 134@sfx-tula.ru.